Organiser une course caritative sans rien oublier

Une course caritative se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, les bénévoles et la logistique du jour J. Le nombre de participants influence directement les toilettes, les dossards, les médailles et les postes de sécurité. Prévoyez aussi un suivi séparé des paiements et des dons de sponsoring. Ce guide vous aide à planifier les étapes qui sont le plus souvent réglées trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Demander une régulation de la circulation
7
Réserver les toilettes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer les packs de sponsoring
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
15
Commander les dossards
16
Commander des médailles
17
Créer un registre des dons de sponsoring
18
Publier le programme
19
Confirmer les participants
2 personnes
20
Vérifier les paiements
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Vérifier l’itinéraire et la météo
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
26
Collecter les informations médicales
27
Préparer le matériel
3 personnes
28
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
3 personnes
30
Confirmer le scénario météo
2 personnes

Événement

31
Contrôler le site
3 personnes
32
Tracer l’itinéraire
6 personnes
33
Mettre en place les postes de parcours
6 personnes
34
Monter l’arche de départ
3 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les tentes de fête
4 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
39
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
42
Inscrire les bénévoles
2 personnes
43
Distribuer les gilets des bénévoles
2 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Prélever les listes de sponsors
2 personnes
47
Accompagner les participants au départ
4 personnes
48
Animer l'échauffement
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Don de solidarité de départ
3 personnes
51
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
52
Enregistrer les tours
4 personnes
53
Encourager les participants
4 personnes
54
Distribuer de l'eau
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Enregistrer les arrivants
3 personnes
58
Distribuer les médailles
2 personnes
59
Annoncer le total des sponsors
60
Assurer la remise des prix
2 personnes
61
Servir le repas
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

65
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
66
Ranger le site
6 personnes
67
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
68
Démonter la sono
2 personnes
69
Nettoyer le matériel
4 personnes
70
Vérifier les toilettes
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Compter les recettes en espèces
2 personnes
73
Traiter les montants des sponsors
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Ranger les courses restantes
2 personnes
77
Nettoyer le site et le stockage
3 personnes
78
Archiver la gestion des sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Téléphones portablesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 250
Cônes de balisageqté 40
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Cartes rondesqté 12
Chronomètresqté 6
Médaillesqté 180
Arche de départ
Cônesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 20
Trophéesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6
Brancard pliable
Parapluiesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux de sponsorqté 20
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis contactez la commune avant d’annoncer la course. Demandez au moins 8 à 12 semaines pour les autorisations, l’assurance et une éventuelle régulation de la circulation.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le lieu de départ et d’arrivée, les toilettes et le parcours sont confirmés. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires afin de ne pas devoir les recueillir la dernière semaine.
Répartissez les bénévoles par postes, pas uniquement par nombre total. Prévoyez une personne responsable de chaque zone du parcours et transmettez les consignes, les téléphones utiles et les horaires au moins 7 jours avant la course.
Commandez les dossards et les médailles selon le nombre d’inscrits confirmé, avec une petite réserve. Triez les dossards et les formulaires de sponsoring la veille pour éviter une file d’attente au retrait.
Faites une vérification finale 24 à 48 heures avant le départ : météo, itinéraire, balisage, sonorisation, trousses de premiers secours et éclairage. Imprimez le déroulé et préparez un exemplaire pour chaque responsable de poste.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de coordonner l’itinéraire avec la commune et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les principales consignes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant la course pour finaliser les dossards, les médailles et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Le nombre dépend surtout de la longueur et des croisements du parcours. Répartissez les bénévoles par poste et ajoutez au minimum 10 % de réserve pour remplacer les absents le jour J.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de la course. Contrôlez notamment le balisage, les zones de circulation, les points de ravitaillement et l’accès des secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.