Einen Spendenlauf Schritt für Schritt organisieren

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und einen Startbogen. Kläre zuerst Datum, Route, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Anmeldungen öffnest oder Sponsoren ansprichst. Danach folgen Start- und Zielort, Verkehrslenkung, Toiletten, Helfer und die Ausstattung für Strecke und Versorgung. Plane die letzten zwei Wochen für Teilnehmerbestätigungen, Startnummern, Sponsorformulare und einen wetterfesten Ablaufplan ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
5
Start- und Zielort reservieren
6
Verkehrslenkung anfordern
7
Toiletten reservieren
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Sponsorenpakete verteilen
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Routenposten einteilen
2 Personen
15
Startnummern bestellen
16
Medaillen bestellen
17
Sponsorgeldabrechnung erstellen
18
Programm veröffentlichen
19
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
20
Zahlungen prüfen
2 Personen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Route und Wetterbericht prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Startnummern sortieren
2 Personen
25
Sponsorformulare sortieren
2 Personen
26
Medizinische Informationen sammeln
27
Materialien bereitstellen
3 Personen
28
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
29
Freiwillige einweisen
3 Personen
30
Wetterszenario bestätigen
2 Personen

Event

31
Gelände kontrollieren
3 Personen
32
Route festlegen
6 Personen
33
Streckenposten einrichten
6 Personen
34
Startbogen aufbauen
3 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
39
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
40
Catering bereitstellen
3 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
42
Freiwillige anmelden
2 Personen
43
Freiwilligenwesten verteilen
2 Personen
44
Teilnehmer registrieren
4 Personen
45
Startnummern ausgeben
3 Personen
46
Sponsorlisten einsammeln
2 Personen
47
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
48
Aufwärmen betreuen
2 Personen
49
Eröffnungsrede halten
50
Sponsorenlauf starten
3 Personen
51
Streckenposten besetzen
6 Personen
52
Runden registrieren
4 Personen
53
Teilnehmer anfeuern
4 Personen
54
Wasser verteilen
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
58
Medaillen verteilen
2 Personen
59
Gesamtsumme der Sponsoren bekanntgeben
60
Preisverleihung durchführen
2 Personen
61
Mahlzeit servieren
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Abfall sammeln
2 Personen
64
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser entfernen
4 Personen
66
Gelände aufräumen
6 Personen
67
Zelte und Tische abbauen
5 Personen
68
Tonanlage abbauen
2 Personen
69
Materialien reinigen
4 Personen
70
Toiletten kontrollieren
2 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Bareinnahmen zählen
2 Personen
73
Sponsorbeträge verarbeiten
2 Personen
74
Dankesnachricht versenden
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
77
Gelände und Lager reinigen
3 Personen
78
Sponsorverwaltung archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 250
MarkierhütchenAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
WegweiserAnz. 30
RundkartenAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
MedaillenAnz. 180
Startbogen
KegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 20
PreistrophäenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
IsolierdeckenAnz. 6
Faltbare Trage
RegenschirmeAnz. 6
MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
Willkommensschild
SponsorenschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 24
WasserkocherAnz. 2

Reinigung

Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
GummihandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum und Route. Die Abstimmung mit Gemeinde, Verkehrslenkung und Versicherung kann länger dauern als die Anmeldung selbst.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Start- und Zielort, Streckenlänge und Zahlungsablauf feststehen. So musst du weniger Daten nachträglich korrigieren und kannst Ernährungswünsche direkt erfassen.
Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Streckenabschnitten ein. Für jeden Routenposten brauchst du eine verantwortliche Person, ein Mobiltelefon und gut sichtbare Warnwesten.
Bestelle Startnummern, Sicherheitsnadeln und Medaillen nicht erst nach Anmeldeschluss. Sortiere die Startnummern spätestens am Vortag und lege Sponsorformulare getrennt für die Abrechnung bereit.
Prüfe Route und Wetterbericht am Veranstaltungstag früh morgens. Markierhütchen, Absperrband, Wegweiser, Erste-Hilfe-Koffer, Isolierdecken und eine faltbare Trage müssen erreichbar sein, nicht nur irgendwo im Lager liegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Versicherungsprüfung, Streckenabstimmung und Verkehrslenkung sollten in den ersten zwei Wochen geklärt werden.
Wann sollte man die Anmeldung für einen Spendenlauf öffnen?: Öffne die Anmeldung, sobald Route, Start- und Zielort, Teilnahmebedingungen und Zahlungsprüfung feststehen – idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. So bleiben mindestens 4 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Routenposten sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Anmeldung, Erste Hilfe und Versorgung ein. Erstelle die Einteilung spätestens 2 Wochen vorher und bestätige sie nochmals 3 Tage vor dem Lauf.
Was muss man am Tag vor einem Spendenlauf vorbereiten?: Sortiere Startnummern, Sicherheitsnadeln und Sponsorformulare, drucke den Ablaufplan aus und stelle die Ausstattung für Start und Ziel zusammen. Route, Wetterbericht und kurzfristige Änderungen solltest du am Vorabend und nochmals am Morgen prüfen.

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