Zo organiseer je een sponsorfietstocht

Begin met het doel en de route, niet met de inschrijvingen. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, afstand en sponsordoel vast. Daarna werk je de route op locatie uit: verken alle kilometers, markeer gevarenzones en plan rustpunten. In de laatste weken komen deelnemersregistratie, startgroepen, vrijwilligers en fietspechhulp samen. Deze volgorde voorkomt dat je op de dag zelf nog routepijlen, verkeersposten of ontbrekende sponsorbijdragen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
3
Sponsordoel bepalen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Sponsorinformatie verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Startgroepen indelen
2 personen
10
Route volledig verkennen
3 personen
11
Gevarenzones markeren
2 personen
12
Rustpunten vastleggen
2 personen
13
Routebeschrijving maken
2 personen
14
Routekaarten afdrukken
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Sponsorbijdragen registreren
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Verkeersposten toewijzen
2 personen
19
EHBO-bezetting indelen
2 personen
20
Fietspechhulp indelen
2 personen
21
Boodschappen bestellen
2 personen
22
Fietsen en materialen controleren
3 personen
23
Pechmateriaal aanvullen
2 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Polsbandjes en bonnetjes sorteren
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Startlocatie uitzetten
3 personen
29
Finishlocatie uitzetten
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Banners en sponsorborden plaatsen
3 personen
35
Routepijlen plaatsen
4 personen
36
Rustpunt bevoorraden
3 personen
37
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
38
Pechposten positioneren
3 personen
39
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Donatieformulieren innemen
2 personen
43
Fietsveiligheid controleren
3 personen
44
Welkomstbriefing geven
2 personen
45
Startgroepen begeleiden
4 personen
46
Verkeersposten bemannen
6 personen
47
Route en rustpunt bewaken
3 personen
48
Fietspech verhelpen
2 personen
49
Deelnemers bij rustpunt helpen
3 personen
50
Water en fruit uitdelen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Finishendeelnemers registreren
3 personen
53
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Donatieopbrengst verwerken
2 personen
57
Sponsoren bedanken
58
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
59
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Routepijlen verwijderen
4 personen
61
Verkeersposten afbouwen
6 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Meubilair terugplaatsen
3 personen
68
Materialen sorteren
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten opslaan
2 personen
71
Sponsorbedankingen versturen
2 personen
72
Opbrengst aan doel overmaken
73
Foto's en uitslagen delen
2 personen
74
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Binnenbandenaantal 12
Buitenbandenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Fietspettenaantal 70
Reflectiehesjesaantal 20
Startnummersaantal 80
Medaillesaantal 80
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeersvestenaantal 12
Fietsslotenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 6
Telefoonsaantal 4
Laptopsaantal 2
Printers
Verlichtingaantal 8

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Schenkkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Krattenaantal 12

Decoratie

Sponsorbannersaantal 10
Startboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naambordjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk 4 weken vooraf en noteer per gevarenzone wie de verkeerspost bemant. Controleer daarna opnieuw of routepijlen, pionnen en afzetlint op alle kritieke punten nodig zijn.
Publiceer het inschrijfformulier zodra datum, route en sponsordoel vaststaan. Verzamel dieetwensen en contactgegevens direct, zodat je uiterlijk 7 dagen voor vertrek de deelnemerslijst en startgroepen kunt controleren.
Maak voor vrijwilligers een inzetrooster met minimaal één verkeerspost, één EHBO-bezetting en één fietspechhulp per afgesproken positie. Deel portofoons en telefoonnummers uiterlijk 2 dagen vooraf uit.
Controleer pechmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen: tel fietspompen, reparatiesets, binnenbanden en buitenbanden per steunpunt. Vul ontbrekende maten en onderdelen uiterlijk een week voor de tocht aan.
Leg sponsorbijdragen vast voordat je startnummers, polsbandjes en bonnetjes sorteert. Plan op de laatste werkdag een eindcontrole van fietsen, materialen, routekaarten, geluidsapparatuur en stroomvoorziening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorfietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum, route en locaties; gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerscontrole, vrijwilligersbriefing en materiaalchecks.
Hoe bepaal je een goede route voor een sponsorfietstocht?: Verken de volledige route minstens één keer, bij voorkeur 4 weken vooraf. Markeer alle gevarenzones, leg rustpunten vast en maak daarna routekaarten en een apart overzicht voor verkeersposten.
Wanneer deel je vrijwilligers in voor een sponsorfietstocht?: Maak de eerste indeling uiterlijk 3 weken voor de tocht en bevestig alle diensten 7 dagen vooraf. Geef verkeersposten, EHBO en fietspechhulp elk een duidelijke locatie, begintijd en contactnummer.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Zet partytenten, tafels, startnummers, routepijlen, portofoons en pechmateriaal klaar voordat deelnemers zich kunnen aanmelden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.