Eine Sponsor-Radtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sponsor-Radtour müssen Strecke, Spendenziel und Sicherheit früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest und erkunde die Route vollständig, bevor du die Anmeldung öffnest. Danach folgen Sponsorenkommunikation, Teilnehmerverwaltung und die Einteilung der Startgruppen. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Fahrrädern auch klare Zuständigkeiten für Verkehr, Erste Hilfe, Pannen und die Ausgabe von Startnummern und Bons.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
2 Personen
3
Sponsorziel festlegen
2 Personen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Sponsorinformationen verbreiten
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Startgruppen einteilen
2 Personen
10
Strecke vollständig erkunden
3 Personen
11
Gefahrenzonen markieren
2 Personen
12
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
13
Wegbeschreibung erstellen
2 Personen
14
Routenpläne drucken
15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
16
Sponsorbeiträge registrieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Verkehrsposten zuweisen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
2 Personen
20
Pannenhilfe für Fahrräder einteilen
2 Personen
21
Einkäufe bestellen
2 Personen
22
Fahrräder und Materialien kontrollieren
3 Personen
23
Pannenausrüstung auffüllen
2 Personen
24
Startnummern sortieren
2 Personen
25
Armbänder und Bons sortieren
2 Personen
26
Catering vorbereiten
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Startort markieren
3 Personen
29
Zielbereich markieren
3 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
34
Banner und Sponsoren-Boards aufstellen
3 Personen
35
Wegweiser aufstellen
4 Personen
36
Rastpunkt bevorraten
3 Personen
37
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
38
Trostränge positionieren
3 Personen
39
Ton und Mikrofon testen
2 Personen

Event

40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
41
Startnummern ausgeben
3 Personen
42
Spendenformulare einsammeln
2 Personen
43
Fahrradsicherheit überprüfen
3 Personen
44
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
45
Startgruppen begleiten
4 Personen
46
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
47
Route und Rastpunkt überwachen
3 Personen
48
Fahrradpanne beheben
2 Personen
49
Teilnehmer am Ruhepunkt unterstützen
3 Personen
50
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Finalteilnehmer registrieren
3 Personen
53
Medaille oder Erinnerung überreichen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Spendenerlös abrechnen
2 Personen
57
Sponsoren danken
58
Preisverleihung betreuen
3 Personen
59
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Wegweiser entfernen
4 Personen
61
Verkehrsposten abbauen
6 Personen
62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
68
Materialien sortieren
3 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
71
Sponsorendankesbriefe versenden
2 Personen
72
Erlös an den Zweck überweisen
73
Fotos und Ergebnisse teilen
2 Personen
74
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

FahrräderAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 4
ReparaturständerAnz. 2
SchläucheAnz. 12
AußenreifenAnz. 4
FahrradreparatursetsAnz. 4
FahrradmützenAnz. 70
WarnwestenAnz. 20
StartnummernAnz. 80
MedaillenAnz. 80
WegweiserAnz. 80
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrswestenAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 6

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 10
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
TelefoneAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Drucker
BeleuchtungAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
AusgießkannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KistenAnz. 12

Dekoration

SponsorenbannerAnz. 10
Startbogen
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
HandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Erkunde die komplette Strecke mindestens einmal mit dem Fahrrad und markiere Gefahrenzonen, Ruhepunkte und Stellen mit schlechter Orientierung. Drucke den Routenplan nicht erst am Veranstaltungstag, sondern sobald die Strecke endgültig bestätigt ist.
Lege das Sponsorziel vor dem Versand der Einladungen fest. So kannst du in den Sponsorinformationen erklären, wie Beiträge registriert werden und welche Angaben Teilnehmer bei der Anmeldung machen müssen.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor der Tour und teile die Teilnehmer anschließend in Startgruppen ein. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, damit die Verpflegung nicht nachträglich geschätzt werden muss.
Plane Helfer nach Aufgaben statt nur nach Gesamtzahl ein: Verkehrsposten, Erste-Hilfe-Besetzung und Pannenhilfe brauchen jeweils eine eigene Zuordnung. Gib den zuständigen Personen Funkgeräte oder Telefone und prüfe die Erreichbarkeit vor dem Start.
Kontrolliere Fahrräder, Pumpen und Reparatursets vor der Ausgabe und fülle die Pannenausrüstung auf. Sortiere Startnummern, Armbänder und Bons nach Teilnehmergruppen, damit die Registrierung nicht durch einzelne Suchvorgänge ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sponsor-Radtour planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort sowie dem Sponsorziel. Die vollständige Streckenerkundung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Tour abgeschlossen sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Sponsor-Radtour schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Dann bleiben genug Tage, um Teilnehmerlisten zu prüfen, Startgruppen einzuteilen und Verpflegung sowie Startnummern passend vorzubereiten.
Wie viele Helfer braucht eine Sponsor-Radtour?: Das hängt von Route und Teilnehmerzahl ab, aber plane für jede Gefahrenzone mindestens einen Verkehrsposten ein. Zusätzlich brauchst du eine feste Erste-Hilfe-Besetzung und mindestens ein mobiles Pannenhilfe-Team pro Streckenabschnitt.
Was muss am Tag der Sponsor-Radtour kontrolliert werden?: Prüfe vor dem Start die Teilnehmerliste, Sponsorbeiträge, Fahrräder, Pannenausrüstung, Funkgeräte und die Beschilderung. Rechne für diese Kontrolle mindestens 60 Minuten vor der ersten Startgruppe ein.

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