Zo organiseer je een speurtocht zonder chaos

Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf is getest en opdrachten die teams zelfstandig begrijpen. Begin daarom met de datum, startlocatie en route; werk daarna de spelregels, teamindeling en puntentelling uit. Regel vergunningen en begeleiding voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week bereid je het materiaal per team voor, zet je de route uit en controleer je veiligheid, verlichting en communicatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie voor start reserveren
3
Vergunningen en route controleren
2 personen
4
Teams en spelregels bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Route proeflopen
3 personen
9
Opdrachten en raadsels uitwerken
3 personen
10
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
11
Routekaarten en formulieren printen
2 personen
12
Teamindeling en starttijden maken
2 personen
13
Begeleiders instrueren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Hapjes en brood voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Startlocatie inrichten
4 personen
20
Routepunten uitzetten
4 personen
21
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
22
Teamsets klaarleggen
2 personen
23
Informatietafel klaarzetten
2 personen
24
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Teams en materialen uitdelen
3 personen
28
Spelregels en route uitleggen
2 personen
29
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
30
Routepunten bemannen
6 personen
31
Tussenstanden verzamelen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Avondmaaltijd klaarzetten
4 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Binnenkomende teams afmelden
2 personen
37
Antwoorden nakijken
3 personen
38
Winnaar bekendmaken
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Routepunten opruimen
4 personen
42
Startlocatie opruimen
4 personen
43
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Gevonden voorwerpen registreren
47
Materialen controleren en drogen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 15
Opdrachtkaartenaantal 60
Antwoordenboekjesaantal 6
Geplastificeerde aanwijzingenaantal 40
Enveloppenaantal 60
Klembordenaantal 15
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Teamarmbandenaantal 60
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Pijlbordenaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Prijzenaantal 3

Apparatuur

Megafoon
Draadloze portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route uiterlijk één week vooraf. Controleer niet alleen de afstand, maar ook bereikbaarheid, donkere stukken, wegwerkzaamheden en plekken waar aanwijzingen kunnen verdwijnen.
Plan starttijden met minimaal 5 minuten tussen teams. Zo blijven enveloppen, opdrachtkaarten en routepunten overzichtelijk en lopen teams elkaar minder snel achterna.
Maak per team één complete set met routekaart, antwoordformulier, klembord, balpen en teamarmbanden. Leg daarnaast een reservevoorraad klaar met minstens 10% extra formulieren en pennen.
Geef begeleiders een korte briefing van 15 minuten met de route, antwoorden, puntentelling en noodprocedure. Laat hen weten wie de portofoon of megafoon gebruikt en wanneer zij moeten ingrijpen.
Doe de veiligheidscontrole op de dag zelf minstens 2 uur voor de eerste start. Zet pionnen, afzetlint en pijlborden zichtbaar neer en plaats LED-lantaarns of hoofdlampen bij donkere routepunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speurtocht te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voorbereiding voor een speurtocht met meerdere teams en routepunten. Plan de route en locatie in de eerste week, werk opdrachten en materiaal in de tweede week uit en reserveer de laatste 2 dagen voor printen, teamsets en de veiligheidscontrole.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Voor een speurtocht van ongeveer 90 minuten werken 8 tot 12 opdrachten meestal goed. Combineer routeaanwijzingen met opdrachten en raadsels, zodat teams gemiddeld 7 tot 10 minuten per punt bezig zijn.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een speurtocht?: Gebruik minimaal 1 hoofdbegeleider bij de start en 1 begeleider per 4 tot 5 teams als de route meerdere punten of drukke oversteekplaatsen heeft. Bij 20 teams kom je daarmee uit op ongeveer 5 begeleiders.
Wanneer zet je de route uit voor een speurtocht?: Zet vaste aanwijzingen en pijlborden op de dag zelf uit, idealiter 1 tot 2 uur voor de start. Geplastificeerde aanwijzingen kun je eerder voorbereiden, maar controleer vlak voor vertrek of niets is verplaatst, beschadigd of onleesbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.