Zo organiseer je een speurtocht zonder last-minute stress

Een speurtocht staat of valt met een route die klopt, opdrachten die getest zijn en een duidelijke start. Begin daarom niet met inkopen, maar met het thema, de route en de opdrachtpunten. Controleer daarna de veiligheid, werk de puzzels uit en regel deelnemers, teams en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om printen, lamineren, teamsets maken en de route op locatie klaarzetten. Zo voorkom je dat antwoorden ontbreken of dat een opdrachtpunt nog gezocht moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Opdrachtpunten vastleggen
2 personen
5
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
6
Puzzelantwoorden controleren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teamindeling voorbereiden
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Antwoordformulieren afdrukken
15
Routekaarten afdrukken
16
Opdrachtkaarten lamineren
2 personen
17
Prijzen inkopen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Pakketten per team maken
3 personen
21
Opdrachtpunten markeren
3 personen
22
Routebordjes plaatsen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Startbalie inrichten
2 personen
25
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Geluid en verlichting testen
2 personen
28
Teamzakken klaarleggen
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Teamkaarten uitdelen
2 personen
33
Spelregels uitleggen
2 personen
34
Teams laten vertrekken
2 personen
35
Opdrachtpunten begeleiden
6 personen
36
Route en veiligheid controleren
2 personen
37
Tussenstanden bijhouden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
40
Antwoorden nakijken
3 personen
41
Winnaars bepalen
2 personen
42
Prijzen uitreiken
2 personen
43
Afsluiting begeleiden
2 personen

Nazorg

44
Routebordjes verwijderen
3 personen
45
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
46
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen controleren en inpakken
2 personen
51
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Klaptafel startbalie
Partytentaantal 2

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Opdrachtkaartenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 50
Teamhesjesaantal 10
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 20
Klembordenaantal 10
Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Kistjes voor opdrachtenaantal 10
Prijzenaantal 3
Teamstickersaantal 50
Routebordjesaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Laminator

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Servettenhoudersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmer
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst volledig vast en loop hem daarna op dezelfde dag en rond hetzelfde tijdstip na. Controleer kruisingen, slecht zichtbare stukken en plekken waar routebordjes of pionnen nodig zijn; pas de route uiterlijk één week vooraf aan.
Test iedere opdracht met iemand die de oplossing nog niet kent. Laat minstens twee mensen de puzzelantwoorden controleren en noteer per opdrachtpunt hoeveel minuten deelnemers er maximaal mogen blijven.
Maak de teamindeling uiterlijk 3 dagen voor de speurtocht. Stop per team de routekaart, antwoordformulieren, pennen of potloden, klembord en teamhesjes in één pakket, zodat de startbalie alleen nog hoeft uit te delen.
Print deelnemerslijst, antwoordformulieren en routekaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Lamineer de opdrachtkaarten daarna en maak een reservepakket met extra formulieren, schrijfgerei en een opgeladen mobiele telefoon.
Zet de startbalie minimaal 45 minuten voor de eerste start klaar en verdeel vrijwilligers over start, route en eet- en drinkpunt. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en regel een partytent of alternatieve schuilplek als regen de route of het wachten beïnvloedt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speurtocht te organiseren?: Reken op 2 tot 3 weken voor een speurtocht met meerdere teams en opdrachtpunten. Reserveer de eerste week voor route en opdrachten, en houd de laatste 3 dagen vrij voor deelnemers, printwerk en het samenstellen van de teamsets.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Plan ongeveer 1 opdrachtpunt per 10 tot 15 minuten looptijd. Voor een speurtocht van 90 minuten kom je daarmee uit op 6 tot 9 punten, afhankelijk van de afstand en de tijd die teams per opdracht nodig hebben.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht controleren?: Loop de route minstens 7 dagen vooraf volledig na en controleer hem nog één keer op de ochtend zelf. Kijk vooral naar werkzaamheden, verkeer, afgesloten doorgangen en slecht zichtbare routebordjes.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speurtocht?: Houd minimaal 1 vrijwilliger bij de start en 1 aanspreekpunt per 3 à 4 opdrachtpunten aan. Bij meer dan 6 teams is een extra persoon voor tijdwaarneming, routevragen en het eet- en drinkpunt verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.