Zo organiseer je een spelmiddag zonder chaos

Begin een spelmiddag niet met hapjes of decoratie, maar met de datum, locatie en het aantal deelnemers. Daarna bepaal je hoeveel speltafels je nodig hebt en welke gezelschapsspellen, kaartspellen en dobbelspellen passen bij de groep. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat je maaltijden apart kunt zetten. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst: eerst tafels en spellen, daarna buffet en koffiepunt, en pas dan de inschrijving.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spellen inventariseren
2 personen
6
Spellen reserveren
7
Cateringhoeveelheden berekenen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Spelmateriaal ophalen
2 personen
11
Aanmeldlijst afdrukken
12
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
13
Locatie controleren
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
2 personen
16
Speltafels indelen
2 personen
17
Spellen uitstallen
3 personen
18
Spelregels klaarleggen
2 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Buffettafels inrichten
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Koffiepunt klaarzetten
23
Inschrijving klaarzetten

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Spelmiddag openen
26
Spelregels toelichten
2 personen
27
Eerste spelronde begeleiden
4 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Tweede spelronde begeleiden
4 personen
31
Buffet klaarzetten
3 personen
32
Buffet serveren
3 personen
33
Servies verzamelen
2 personen
34
Derde spelronde begeleiden
4 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Finalespel begeleiden
3 personen
37
Winnaars bekendmaken
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Spellen verzamelen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Geleende spellen retourneren
2 personen
45
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 20
Spelkaartenaantal 6
Pionnenaantal 60
Scoreblokkenaantal 10
Potlodenaantal 40
Prijzengeschenkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speltafel 4 tot 6 deelnemers en zet minstens één extra spel klaar voor een groep die sneller klaar is. Leg spelregels, scoreblokken, potloden en ontbrekende pionnen direct bij het betreffende spel.
Maak de aanmeldlijst uiterlijk één dag vooraf definitief en druk een exemplaar af. Markeer dieetmaaltijden apart, zodat ze bij het uitserveren niet tussen de gewone catering verdwijnen.
Begin de opbouw ongeveer 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen goed, deel daarna de speltafels in en controleer of elke tafel genoeg ruimte heeft voor kaarten, dobbelstenen en scoreblokken.
Zet dranken minstens 1 uur voor de start koud en richt het koffiepunt op een aparte plek in. Zo blijven de buffettafels vrij voor borden, bestek, serveerbladen en de hapjes.
Doe vlak voor opening een ronde door de locatie: test de bluetoothspeaker, controleer verlengkabels en stekkerdozen en kijk of het welkomstbord en de inschrijving zichtbaar staan. Ontvang deelnemers daarna bij één duidelijk herkenbaar punt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelmiddag?: Reken op 1 spel per speltafel en leg daarnaast 1 tot 2 reservespellen klaar. Bij 24 deelnemers en tafels voor 4 tot 6 personen heb je meestal 4 tot 6 hoofdspellen nodig.
Hoe lang van tevoren organiseer je een spelmiddag?: Bevestig datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en verstuur daarna de uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de spelmiddag, zodat je catering en dieetmaaltijden kunt berekenen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een spelmiddag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, spellen, buffet, koffiepunt en inschrijving. Reserveer nog 30 minuten extra als je spelmateriaal moet ophalen of de locatie eerst moet controleren.
Hoe deel je deelnemers in bij een spelmiddag?: Maak de tafelindeling vooraf op basis van 4 tot 6 personen per tafel en houd 1 of 2 plaatsen vrij voor late wijzigingen. Zet de indeling bij de inschrijving of geef deelnemers bij binnenkomst hun tafel door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.