Organiser un après-midi de jeux, étape par étape

Un après-midi de jeux se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, inscriptions et besoins alimentaires doivent être fixés avant de prévoir les quantités. Ensuite, composez les tables de jeu et vérifiez que chaque activité dispose des accessoires nécessaires, des feuilles de score et des règles. Les dernières heures servent surtout à installer la salle, refroidir les boissons et préparer l’accueil. Le jour même, gardez une personne au point d’inscription pendant que les autres terminent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Inventorier les jeux
2 personnes
6
Réserver les jeux
7
Calculer les quantités de catering
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Récupérer le matériel de jeu
2 personnes
11
Imprimer la liste des inscriptions
12
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
13
Vérifier le lieu
2 personnes
14
Installer les tables
3 personnes
15
Installer les chaises
2 personnes
16
Répartir les tables de jeu
2 personnes
17
Installer les jeux
3 personnes
18
Préparer les règles du jeu
2 personnes
19
Installer la décoration
2 personnes
20
Installer les tables de buffet
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le point café
23
Préparer l’inscription

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Ouvrir l’après-midi de jeux
26
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
27
Animer la première manche
4 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
2 personnes
30
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Servir le buffet
3 personnes
33
Rassembler la vaisselle
2 personnes
34
Accompagner le troisième tour de jeu
4 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Accompagner le match final
3 personnes
37
Annonce des gagnants
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les jeux
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Retourner les jeux empruntés
2 personnes
45
Ranger les affaires restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 20
Jeux de cartesqté 8
Désqté 20
Cartes de jeuqté 6
Cônesqté 60
Feuilles de scoreqté 10
Crayonsqté 40
Cadeaux de prixqté 6

Vaisselle

Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 3
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Ballonsqté 40
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’après-midi pour connaître les repas spéciaux et les quantités de catering.
Répartissez les jeux avant le jour J : prévoyez une table par activité et gardez une place pour les feuilles de score, les crayons et les règles. Vérifiez chaque jeu réservé dès sa réception, plutôt que de découvrir une pièce manquante au moment de l’ouverture.
Faites les courses après avoir traité les inscriptions, puis mettez de côté les repas spéciaux dans des plateaux identifiés. Pour les boissons, prévoyez leur mise au frais plusieurs heures avant l’accueil et non pendant l’installation des jeux.
Arrivez environ 2 heures avant le début pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, puis répartir les tables de jeu. Les rallonges et multiprises sont à tester avant de brancher les machines à café, les bouilloires ou l’enceinte.
Préparez le point d’inscription avec la liste imprimée, un panneau d’accueil et des crayons avant l’arrivée du premier participant. Gardez les règles de chaque jeu visibles sur la table : cela évite de mobiliser l’organisateur pour expliquer plusieurs fois la même activité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi de jeux ?: Comptez 3 semaines pour confirmer le lieu, envoyer les invitations et organiser les jeux. Terminez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant, puis prévoyez environ 2 heures d’installation le jour même.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi de jeux ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Donnez une date limite de réponse située 5 à 7 jours avant l’événement afin de calculer les repas et de préparer la liste des inscriptions.
Combien de tables faut-il prévoir pour les jeux ?: Prévoyez au minimum une table par activité jouée en parallèle, puis ajoutez les tables du buffet. Gardez aussi assez d’espace entre les tables pour circuler et pour installer les chaises sans bloquer l’accès aux jeux.
Quand installer les boissons et le point café ?: Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil et préparez le point café pendant l’installation finale. Vérifiez les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres avant l’ouverture de l’après-midi.

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