Een spelletjespicknick organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met boodschappen doen, maar met de locatie, datum en groepsgrootte. Daarna regel je uitnodigingen, dieetwensen en een mix van spellen voor verschillende leeftijden en energieniveaus. Plan eten, drinken en materiaal op basis van het definitieve aantal deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een droge ondergrond, duidelijke spelstations en een buffet dat snel toegankelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Spellen inventariseren
2 personen
7
Spellen aanvullen of lenen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Definitieve deelnemerslijst maken
10
Aanwezigheidsinformatie versturen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Spellen en materialen verzamelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Broodjes en salades klaarmaken
3 personen
17
Picknickmanden vullen
2 personen
18
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Picknickkleedjes uitspreiden
2 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Spelstations inrichten
3 personen
23
Buffettafels opmaken
3 personen
24
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

25
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
26
Spelregels en programma uitleggen
2 personen
27
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
28
Spelrondes begeleiden
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
31
Afvalbakken legen
2 personen
32
Avondspellen begeleiden
3 personen
33
Afscheid en gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

34
Eten en dranken opruimen
3 personen
35
Spellen en materialen inpakken
3 personen
36
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 48
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 4

Sportmateriaal

Bordspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 8
Kubbspelaantal 2
Petanqueballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Voetballenaantal 2
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Windlichtenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijperaantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie zodra de datum vaststaat en controleer uiterlijk een week vooraf de weersverwachting. Leg voor slecht weer partytenten en een alternatief programma klaar; zonder droge plek blijven spellen en eten niet bruikbaar.
Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen en sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 7 dagen vooraf. Maak daarna één definitieve deelnemerslijst, zodat je pas dan boodschappen, picknickmanden, borden en bekers afstemt.
Plan minstens 3 tot 5 spelstations: bijvoorbeeld een bord- of kaartspel aan tafel en actieve spellen zoals kubb, jeu de boules, frisbee of touwtrekken op het gras. Leg per station scoreborden, stiften en notitieblokken klaar.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel die minstens 4 uur vooraf. Zet waterkannen zichtbaar neer en gebruik thermoskannen voor warme dranken, zodat niet iedereen tegelijk bij één koelbox hoeft te staan.
Kom 60 tot 90 minuten eerder om de ondergrond te controleren, tafels en stoelen te plaatsen, kleedjes uit te spreiden en het buffet op te maken. Test muziek en verlichting vóór de ontvangst en houd een registratiepunt vrij bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een spelletjespicknick te organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot 7 dagen voor de picknick; de laatste boodschappen en voorbereidingen volgen daarna.
Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjespicknick?: Voor een groep van 10 tot 20 personen werken 3 tot 5 gelijktijdige spelstations goed. Combineer rustige spellen aan tafel met minimaal 2 actieve spellen, zodat deelnemers kunnen wisselen zonder te wachten.
Hoeveel drank moet ik kopen voor een spelletjespicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur en het weer. Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en zet daarnaast onbeperkt water klaar.
Hoe vroeg moet je opbouwen voor een spelletjespicknick?: Plan 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, kleedjes, partytenten, spelstations, buffet, muziek en een korte controle van de ondergrond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.