Einen Spiele-Nachmittag Schritt für Schritt organisieren
Ein Spiele-Nachmittag gelingt, wenn Anmeldung, Raumaufteilung und Spielprogramm früh zusammenpassen. Kläre zuerst, wie viele Personen teilnehmen, welche Spiele an die Tische kommen und wer die Runden begleitet. Danach folgen Materialkontrolle, Einkauf und die Vorbereitung von Buffet und Registrierung. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Tische, Spiele, Namensschilder, Getränke und Snacks ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Location reservieren
- 5
Spielprogramm erstellen
2 Personen
- 6
Spielmaterial prüfen
2 Personen
- 7
Spiele ausleihen
2 Personen
- 8
Freiwillige einteilen
- 9
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Wertungsbögen drucken
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Spiele pro Tisch verteilen
2 Personen
- 14
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Wrap-Buffet vorbereiten
3 Personen
- 17
Tische aufstellen
4 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Spiele bereitstellen
4 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Buffet aufbauen
3 Personen
- 22
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 24
Spielregeln erklären
2 Personen
- 25
Spielrunden begleiten
6 Personen
- 26
Bewertungsformulare einsammeln
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 28
Snacks servieren
3 Personen
- 29
Wrap-Buffet servieren
4 Personen
- 30
Sondermahlzeiten prüfen
2 Personen
- 31
Finalspiel begleiten
3 Personen
- 32
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 33
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 34
Spiele sortieren
3 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 38
Location reinigen
4 Personen
- 39
Spiele zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Buffet-TischAnz. 2
- Garderobenständer
Spielmaterial
- BrettspieleAnz. 20
- KartenspieleAnz. 8
- WürfelAnz. 30
- SpieluhrenAnz. 8
- Pylonen und ChipsAnz. 10
- AnzeigetafelAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 45
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 2
Kühlung
- KühlboxenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 50
Schreibwaren
- StifteAnz. 2
- StifteAnz. 30
- WertungsbögenAnz. 60
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Beleuchtung
- BatterielampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und führe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer Liste. So kannst du die Tischzahl und das Wrap-Buffet spätestens eine Woche vor dem Termin festlegen.
- Prüfe jedes Brett- und Kartenspiel mindestens sieben Tage vorher auf Vollständigkeit. Leihe fehlende Spiele rechtzeitig aus und lege Würfel, Spieluhren, Pylonen oder Chips pro Tisch bereit.
- Plane pro Tisch ein klares Spielprogramm mit Rundenlänge und einer verantwortlichen Person. Eine kurze Regelerklärung von höchstens fünf Minuten verhindert, dass die erste Runde unnötig spät beginnt.
- Baue Registrierungstisch, Tische und Stühle etwa zwei Stunden vor Beginn auf. Stelle Namensschilder, Stifte, Wertungsbögen und die Spiele schon vor dem Empfang an ihren Platz.
- Bereite Getränke und Snacks vor dem Einlass vor: Getränke kommen in Kühlboxen, Kaffee und Tee in Thermoskannen. Stelle das Buffet so auf, dass sich nicht gleichzeitig Registrierung und Essensausgabe an derselben Stelle stauen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Spiele-Nachmittag organisieren?
- Beginne vier Wochen vorher mit der Location, dem Spielprogramm und den Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Materialliste feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Spiele-Nachmittag?
- Plane für einen Spiele-Nachmittag mit mehreren Tischen mindestens zwei Stunden Aufbauzeit ein. Tische, Stühle, Buffet, Registrierung und Spielmaterial sollten 30 Minuten vor dem Einlass vollständig bereitstehen.
- Wie viele Spiele braucht man für einen Spiele-Nachmittag?
- Rechne pro Tisch mit einem Hauptspiel und einem Ersatzspiel. Bei sechs Tischen brauchst du also mindestens zwölf passende Spiele, zusätzlich sollten Würfel, Karten und Spieluhren kontrolliert bereitliegen.
- Wie organisiert man die Verpflegung bei einem Spiele-Nachmittag?
- Plane pro Person mindestens zwei Getränke für die ersten zwei Stunden und ergänze Wasser, Kaffee oder Tee. Bereite Snacks und das Wrap-Buffet spätestens 60 Minuten vor Beginn vor und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.
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