Zo organiseer je een spelletjesavond die soepel verloopt

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Die drie keuzes bepalen hoeveel tafels, stoelen, spellen en hapjes je nodig hebt. Vraag bij de aanmelding niet alleen wie komt, maar ook naar dieetwensen en spelvoorkeuren. Controleer daarna je spellenvoorraad en richt de avond zo in dat gasten snel kunnen starten, zonder uitleg of materiaal te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Spelvoorkeuren inventariseren
8
Spellenvoorraad controleren
2 personen
9
Ontbrekende spellen lenen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Koelboxen controleren
12
Decoratie controleren
13
Boodschappenlijst afronden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Spellen sorteren
2 personen
16
Spelregels printen
17
Prijzen en scorebladen klaarleggen
18
Dranken koelen
19
Hapjes voorbereiden
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
2 personen
23
Speltafels inrichten
3 personen
24
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Muziek en verlichting testen

Event

27
Bezoekers ontvangen
2 personen
28
Speluitleg geven
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Spelrondes begeleiden
3 personen
32
Scorestanden bijhouden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes bijvullen
2 personen
35
Afvalbakken legen
36
Winnaars bekendmaken
37
Spellen innemen
3 personen

Nazorg

38
Meubilair afbreken
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Afval afvoeren
2 personen
42
Geleende spellen retourneren
43
Geleend meubilair retourneren
2 personen
44
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare koffiekopjesaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelsetsaantal 6
Pionnenbakjesaantal 8
Zandlopersaantal 6
Scorebordjesaantal 6
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 4
Scoreblokkenaantal 6
Pennensetsaantal 6
Prijzenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 6
Tafelbordjesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk twee weken vooraf de locatie, tijden en uitnodigingen. Zo houd je nog tijd over om ontbrekende spellen, tafels en stoelen te lenen of te reserveren.
Vraag in de uitnodiging naar spelvoorkeuren en dieetwensen en verwerk de reacties in één overzicht. Maak na de sluitingsdatum de boodschappenlijst definitief, zodat je niet te veel of te weinig inslaat.
Controleer de spellen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op complete onderdelen. Leg spelregels, scoreblokken, pennensets, zandlopers en pionnenbakjes per speltafel klaar; dat voorkomt zoeken zodra het eerste spel begint.
Richt de ruimte op volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna de speltafels en pas dan buffet en drankentafel. Reken per speltafel op genoeg vrije ruimte om kaarten, dobbelstenen en scorebordjes neer te leggen.
Koel dranken vooraf en bereid hapjes vóór het openen van de locatie. Controleer ook koelboxen, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen; een ontbrekende aansluiting of lauwe drank ontdek je anders pas tijdens de avond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een spelletjesavond organiseren?: Leg datum, locatie en tijden ongeveer vier weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk twee weken van tevoren en rond boodschappen en materiaal enkele dagen vóór de avond af.
Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Zorg voor minstens één hoofdspel per geplande speltafel en twee extra spellen als reserve. Bij vier tafels betekent dat bijvoorbeeld zes spellen, zodat je kunt wisselen bij een ongelijke groepsgrootte of onverwacht lange speeltijd.
Hoe deel je gasten in bij een spelletjesavond?: Maak de eerste indeling vooraf op basis van spelvoorkeuren en groepsgrootte. Houd per tafel meestal vier tot zes spelers aan en leg de indeling op een whiteboard klaar, zodat je niet ter plekke hoeft te puzzelen.
Wanneer moet je hapjes en drankjes klaarzetten?: Zet gekoelde dranken minstens twee uur vooraf in koelboxen of koeling. Bereid hapjes vóór het openen van de locatie en zet buffet en drankentafel pas klaar nadat de speltafels zijn ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.