Zo organiseer je een spelletjesavond zonder chaos

Begin met het aantal deelnemers, de beschikbare ruimte en het soort spellen dat je wilt spelen. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en spelvoorkeuren, zodat je catering en spelhoeken daarop kunt afstemmen. Reserveer spellen op tijd en controleer vóór de avond of alle onderdelen, regels en scorekaarten aanwezig zijn. Richt de locatie daarna in met aparte tafels voor aanmelden, spelen en eten; zo blijven dobbelstenen, hapjes en bezoekersstromen elkaar niet in de weg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spelvoorkeuren inventariseren
6
Spellen reserveren
7
Cateringbestelling plaatsen
8
Consumpties inkopen
2 personen
9
Spellen controleren
2 personen
10
Spelregels klaarleggen
2 personen
11
Prijzen en scorekaarten voorbereiden
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimtes ventileren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Spelhoeken inrichten
4 personen
19
Buffet klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Muziek en verlichting testen
2 personen
22
Aanmeldtafel inrichten

Event

23
Bezoekers ontvangen
2 personen
24
Speluitleg geven
2 personen
25
Spellen uitdelen
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Buffet aanvullen
2 personen
29
Warme dranken serveren
2 personen
30
Spelrondes begeleiden
3 personen
31
Scorekaarten verzamelen
32
Winnaars bekendmaken
33
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Spellen verzamelen
3 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Ruimtes schoonmaken
3 personen
39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Spellen retourneren
41
Geleende materialen retourneren
42
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Aanmeldtafel
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 10
Dobbelstenenaantal 30
Spelmattenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Zandlopersaantal 8
Pionnenbakjesaantal 12
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken vooraf een voorlopige indeling: reken per speeltafel op 4 tot 6 spelers en houd één extra tafel vrij voor een groot spel, reserveonderdelen of wachtende deelnemers.
Vraag bij de uitnodiging om dieetwensen én spelvoorkeuren. Plan minstens drie speltypes, bijvoorbeeld een kort kaartspel, een bordspel en een spel met teams, zodat verschillende groepen kunnen aansluiten.
Controleer alle spellen minimaal 3 dagen vooraf. Tel pionnen, dobbelstenen, kaarten, zandlopers en scoremateriaal na; een ontbrekend onderdeel merk je tijdens een ronde te laat op.
Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en plaats hapjes op serveerschalen met tangen. Houd koffie en thee apart met waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen, zodat de speeltafels vrij blijven.
Open de locatie 60 tot 90 minuten eerder. Ventileer, zet tafels en stoelen neer, test muziek en verlichting en richt daarna pas de aanmeldtafel en spelhoeken in; zo houd je tijd over voor onverwachte vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesavond?: Plan minimaal 1 spel per 4 tot 6 deelnemers en voeg 2 reserveopties toe. Voor 20 gasten zijn bijvoorbeeld 5 spellen tegelijk plus 2 korte alternatieven praktisch.
Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een spelletjesavond?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor de avond. Dan kun je catering, tafels en spelindeling nog aanpassen.
Hoeveel ruimte heb je nodig per speeltafel?: Reken ongeveer 2 vierkante meter per speeltafel met stoelen, plus loopruimte tussen de tafels. Houd daarnaast een aparte plek vrij voor buffet en aanmelden, zodat spelers niet in de rij staan.
Hoe laat moet je een spelletjesavond voorbereiden?: Begin 60 tot 90 minuten voor ontvangst met de locatie. Zet spellen, spelregels en scorekaarten uiterlijk 30 minuten vooraf per tafel klaar en houd de laatste 10 minuten vrij voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.