Zo organiseer je een Songkranfeest zonder chaos

Begin met de datum, het programma en een locatie met voldoende buitenruimte. Songkran draait om water, eten en samenzijn, dus werk vroeg uit waar natte activiteiten plaatsvinden en waar gasten droog kunnen eten. Verstuur daarna de uitnodigingen, verzamel dieetwensen en bevestig het bezoekersaantal. Pas wanneer dat aantal vaststaat, kun je de maaltijd, zitplaatsen, drankvoorraad en vrijwilligers goed indelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en buitenruimte reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aantal bezoekers bevestigen
8
Maaltijdindeling bepalen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Reserveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Voorraad herbruikbare spullen tellen
2 personen
13
Wateractiviteiten indelen
2 personen
14
Muziekselectie samenstellen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken en ijs ophalen
2 personen
18
Versieringen controleren
2 personen
19
Droge boodschappen opslaan
2 personen
20
Groenten en fruit wassen
3 personen
21
Marinades voorbereiden
2 personen
22
Sausjes portioneren
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Vlees en tofu marineren
3 personen
25
Rijst en noedels voorbereiden
3 personen
26
Salades en bijgerechten maken
4 personen
27
Desserts portioneren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Waterbestendige vloer leggen
3 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Waterstations vullen
3 personen
35
Waterzone afzetten
2 personen
36
Elektrische apparatuur beschermen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Muziekapparatuur testen
2 personen
39
Naambadges en welkomsttafel klaarzetten
2 personen
40
Eten op temperatuur brengen
4 personen
41
Veiligheidsinstructies doornemen
4 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Spelregels waterzone uitleggen
2 personen
45
Waterpistolen uitdelen
3 personen
46
Waterstations beheren
3 personen
47
Fotohoek begeleiden
48
Activiteiten begeleiden
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
52
Buffet openen
3 personen
53
Buffet serveren
4 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Dessert serveren
2 personen
58
Laatste wateractiviteit aankondigen
59
Watermateriaal innemen
3 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen
61
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
62
Eten veilig afdekken
2 personen

Nazorg

63
Buffet afbouwen
4 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Waterzone leegmaken
3 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Muziekapparatuur opruimen
2 personen
70
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
71
Locatie droog en schoon achterlaten
4 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Voorraad schoon en droog opbergen
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Schade en gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Tafelmessenaantal 80
Tafellepelsaantal 80
Tafelvorkenaantal 80
Theelepelsaantal 50
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Sauskommenaantal 10
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Keukentangenaantal 6
Draagbare kookplatenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte beschermhoezenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Thaise vlaggenaantal 8
Kleurige slingersaantal 12
Papieren lampionnenaantal 20
Bloemschalenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Fotoachtergrond
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Sportmateriaal

Waterpistolenaantal 50
Wateremmersaantal 20
Watersproeiersaantal 4
Opblaasbare waterbakkenaantal 3
Plastic scheppenaantal 20
Veilige afzetpionnenaantal 12
Rubberen antislipmattenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Kunststof handschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg de wateractiviteiten vóór het versturen van de uitnodiging vast. Geef aan welke buitenruimte nat wordt en houd een aparte droge zone vrij voor het buffet, servies en gasten die niet willen meedoen.
Bevestig het aantal bezoekers uiterlijk een week vooraf en vraag dieetwensen tegelijk uit. Gebruik dat aantal om rijst, noedels, vlees, tofu, groenten, sausjes en drank te verdelen in plaats van op de dag zelf te improviseren.
Controleer de weersverwachting twee tot drie dagen vooraf en bevestig dan ook de locatie, reserveringen en partytenten. Plan een alternatief voor het programma als regen de buitenactiviteiten onmogelijk maakt.
Bereid gekoelde en gemarineerde onderdelen op tijd voor: was groenten en fruit, maak marinades en sausjes klaar en zet vlees en tofu gekoeld weg. Vul de koelboxen pas vlak voor vertrek en houd rauwe ingrediënten gescheiden van bereid eten.
Tel herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels voordat je boodschappen doet. Zet afvalbakken, waterkannen, drankdispensers en warmhoudbakken vóór de gasten arriveren op hun vaste plek; juist deze praktische spullen worden vaak te laat klaargezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Songkranfeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en bevestig het definitieve aantal bezoekers ongeveer 7 dagen voor het feest.
Hoe plan je wateractiviteiten tijdens een Songkranfeest?: Deel de buitenruimte minimaal 1 week vooraf in een natte en droge zone in. Plan wateractiviteiten in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten, zodat gasten tussendoor kunnen eten, drinken of droge kleding aantrekken.
Wanneer bereid je het eten voor een Songkranfeest?: Was groenten en fruit en bereid marinades en sausjes de dag ervoor. Maak rijst en noedels zo laat mogelijk klaar, vul koelboxen op de dag zelf en zet warmhoudbakken pas vlak voor het serveren aan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Songkranfeest?: Reken op 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten voor ontvangst, wateractiviteiten, buffet en opruimen. Maak de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf en wijs per taak een vervanger aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.