Organiser une fête Songkran : l’ordre des préparatifs

Une fête Songkran se prépare comme un événement en plein air, avec un point de vigilance supplémentaire : l’eau. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis organise les inscriptions, les repas et les activités aquatiques dans cet ordre. Le nombre de visiteurs déterminera les quantités de nourriture, de boissons, de vaisselle et de glace. Termine par la météo, la répartition des bénévoles et une vérification complète du matériel avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’espace extérieur
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer le nombre de visiteurs
8
Définir l’organisation des repas
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer les réservations
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
13
Répartir les activités aquatiques
2 personnes
14
Composer la sélection musicale
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
18
Vérifier les décorations
2 personnes
19
Stocker les denrées sèches
2 personnes
20
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
21
Préparer les marinades
2 personnes
22
Répartir les sauces en portions
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Faire mariner la viande et le tofu
3 personnes
25
Préparer le riz et les nouilles
3 personnes
26
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
27
Portionner les desserts
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Poser un revêtement de sol imperméable
3 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Remplir les stations d’eau
3 personnes
35
Délimiter la zone de baignade
2 personnes
36
Protéger le matériel électrique
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Tester le matériel de musique
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs et la table d’accueil
2 personnes
40
Remettre les plats à température
4 personnes
41
Passer en revue les consignes de sécurité
4 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
44
Expliquer le règlement de la zone aquatique
2 personnes
45
Distribuer les pistolets à eau
3 personnes
46
Gérer les stations d’eau
3 personnes
47
Animer le coin photo
48
Encadrer les activités
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
3 personnes
53
Servir le buffet
4 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Servir le dessert
2 personnes
58
Annoncer la dernière activité aquatique
59
Récupérer le matériel nautique
3 personnes
60
Raccompagner les invités
3 personnes
61
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
62
Couvrir les aliments de manière sécurisée
2 personnes

Suivi

63
Démonter le buffet
4 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Vider la zone d'eau
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger le matériel de musique
2 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
71
Laisser le lieu sec et propre
4 personnes
72
Distribuer les restes
2 personnes
73
Ranger le stock propre et au sec
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Enregistrer les dégâts et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couteaux de tableqté 80
Cuillères de tableqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Cuillères à caféqté 50
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 10

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Ramequins à sauceqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuisson portablesqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Housses de protection étanchesqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Drapeaux thaïlandaisqté 8
Guirlandes coloréesqté 12
Lampions en papierqté 20
Bacs à fleursqté 6
Nappesqté 8
Fond photo
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Matériel de sport

Pistolets à eauqté 50
Seaux d'eauqté 20
Arroseursqté 4
Bacs à eau gonflablesqté 3
Pelles en plastiqueqté 20
Cônes de balisage de sécuritéqté 12
Tapis antidérapants en caoutchoucqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Gants en plastiqueqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixe le programme et la date avant d’envoyer les invitations. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires afin de confirmer le nombre de visiteurs et d’adapter les repas.
Réserve à la fois une salle et un espace extérieur. Prévois une solution de repli sous les tentes de réception et vérifie les prévisions météo plusieurs jours avant, puis à nouveau la veille.
Répartis les activités aquatiques par créneaux et désigne au moins une personne responsable de chaque zone. Cela évite que tout le monde utilise l’eau au même moment et facilite la surveillance.
Prépare les éléments du repas par étapes : aliments secs en avance, légumes et fruits lavés, marinades la veille, puis riz et nouilles le jour même. Remplis les glacières peu avant le début et récupère les boissons ainsi que la glace le même jour.
Compte le matériel réutilisable avant les courses : assiettes, bols, verres, couverts, tables et chaises. Ajoute les bacs de maintien au chaud, les distributeurs de boissons et les poubelles à la vérification finale, car ces éléments sont souvent oubliés.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête Songkran ?: Fixe la date et réserve le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Envoie les invitations dès que le programme est établi, puis confirme le nombre de visiteurs environ 7 jours avant la fête.
Quand vérifier la météo pour une fête Songkran en extérieur ?: Consulte les prévisions 5 à 7 jours avant, puis fais une dernière vérification la veille. Prépare à ce moment-là l’installation sous les tentes et l’ordre des activités en cas de pluie.
Quand préparer les marinades, le riz et les nouilles ?: Prépare les marinades et fais mariner la viande ou le tofu la veille, après avoir lavé les légumes et les fruits. Prépare le riz et les nouilles le jour même, afin de les servir dans de bonnes conditions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une fête Songkran ?: Répartis les bénévoles au minimum entre l’accueil, les repas, les activités aquatiques, les boissons et le rangement. Pour une fête de taille moyenne, prévois au moins 1 responsable par zone et confirme les rôles 3 à 5 jours avant.

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