Songkran-Fest organisieren: der praktische Ablauf

Ein Songkran-Fest braucht zwei getrennte Pläne: einen für Wasseraktivitäten und einen für Essen, Sitzplätze und trockene Bereiche. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Zusagen und Ernährungswünsche, teilst Mahlzeiten und Helfer ein und bestätigst Reservierungen. In der letzten Woche zählen Bestände, Wetterbericht und Kühlmöglichkeiten; die frischen Zutaten und marinierten Speisen kommen erst kurz vor dem Fest dazu.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Außenbereich reservieren
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Anzahl der Besucher bestätigen
8
Mahlzeitenaufteilung festlegen
2 Personen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Reservierungen bestätigen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Bestand an wiederverwendbaren Artikeln zählen
2 Personen
13
Wasseraktivitäten einteilen
2 Personen
14
Musikauswahl zusammenstellen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke und Eis abholen
2 Personen
18
Dekorationen kontrollieren
2 Personen
19
Trockene Lebensmittel einlagern
2 Personen
20
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
21
Marinaden vorbereiten
2 Personen
22
Saucen portionieren
2 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Fleisch und Tofu marinieren
3 Personen
25
Reis und Nudeln vorbereiten
3 Personen
26
Salate und Beilagen zubereiten
4 Personen
27
Desserts portionieren
2 Personen
28
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Wasserfesten Boden verlegen
3 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Wasserstationen auffüllen
3 Personen
35
Wasserzone absperren
2 Personen
36
Elektrische Geräte schützen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Musikanlage testen
2 Personen
39
Namensschilder und Begrüßungstisch vorbereiten
2 Personen
40
Essen auf Temperatur bringen
4 Personen
41
Sicherheitsanweisungen durchgehen
4 Personen

Event

42
Gäste empfangen
4 Personen
43
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
44
Spielregeln der Wasserzone erklären
2 Personen
45
Wasserpistolen verteilen
3 Personen
46
Wasserstationen verwalten
3 Personen
47
Fotoecke betreuen
48
Aktivitäten begleiten
4 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
52
Buffet eröffnen
3 Personen
53
Buffet servieren
4 Personen
54
Buffet auffüllen
3 Personen
55
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
56
Musik organisieren
57
Dessert servieren
2 Personen
58
Letzte Wasseraktivität ankündigen
59
Wassermaterial einsammeln
3 Personen
60
Gäste verabschieden
3 Personen
61
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
62
Speisen sicher abdecken
2 Personen

Nachbereitung

63
Buffet abbauen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
4 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Wasserzone leeren
3 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Musikanlage aufräumen
2 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
71
Location trocken und sauber hinterlassen
4 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
73
Vorräte sauber und trocken lagern
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Schäden und Fundsachen registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
WeingläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
TafelmesserAnz. 80
SuppenlöffelAnz. 80
TischgabelnAnz. 80
TeelöffelAnz. 50
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 10

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SaucenschalenAnz. 10
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
KüchenzangenAnz. 6
Tragbare KochplattenAnz. 3

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wasserdichte SchutzhüllenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

Thailändische FahnenAnz. 8
Bunte GirlandenAnz. 12
PapierlampionsAnz. 20
BlumenschalenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
Foto-Hintergrund
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80

Sportmaterial

WasserpistolenAnz. 50
WassereimerAnz. 20
WassersprinklerAnz. 4
Aufblasbare WasserbeckenAnz. 3
KunststoffschaufelnAnz. 20
Sichere AbsperrpfostenAnz. 12
Gummierte AntirutschmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 3
PlastikhandschuheAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Plane die Wasseraktivitäten mit festen Zeitblöcken und teile dafür mehrere Helfer ein. So bleibt klar, wer den Außenbereich beaufsichtigt und wann eine Pause oder der Wechsel zum Essen stattfindet.
Bestätige die Besucherzahl spätestens einige Tage vor dem Fest. Sie bestimmt nicht nur die Mahlzeitenaufteilung, sondern auch die Menge an Mehrweg-Geschirr, Trinkgläsern, Sitzplätzen und Kühlboxen.
Richte trockene und nasse Zonen getrennt ein. Partyzelte, Tische und Abfallbehälter sollten stehen, bevor Wasseraktivitäten beginnen; Speisen, Servierschalen und Warmhaltebehälter bleiben dadurch geschützt.
Prüfe den Wetterbericht am Vortag und am Morgen des Festes. Lege vorher fest, wohin Buffet, Musik und Gäste bei Regen wechseln, statt erst während der Wasseraktivitäten umzustellen.
Wasche Gemüse und Obst, bereite Marinaden und portionierte Saucen rechtzeitig vor, aber mariniere Fleisch und Tofu erst so spät wie möglich. Kühlboxen werden erst kurz vor Beginn gefüllt; Getränke und Eis holst du am selben Tag ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Songkran-Fest planen?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm und Reservierung des Veranstaltungsorts. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du Mahlzeiten und Helfer einteilen kannst.
Wie plant man Wasseraktivitäten bei einem Songkran-Fest?: Teile den Wasserbereich in feste Zeitabschnitte ein und bestimme für jeden Abschnitt verantwortliche Helfer. Prüfe am Vortag und am Veranstaltungstag die Wetterlage und halte einen trockenen Ausweichbereich bereit.
Wann sollte man das Essen für ein Songkran-Fest vorbereiten?: Trockene Lebensmittel kannst du bereits am Vortag lagern und Gemüse, Obst, Saucen sowie Marinaden vorbereiten. Reis, Nudeln und die Kühlung von Fleisch und Tofu erledigst du möglichst am Veranstaltungstag; Getränke und Eis holst du kurz vor Beginn ab.
Wie viel Mehrweg-Geschirr braucht man für ein Songkran-Fest?: Plane mindestens einen Teller und ein Trinkglas pro angemeldeter Person sowie einen kleinen Reservebestand ein. Zähle Teller, Schüsseln, Besteck und Gläser vor dem Einkauf und gleiche die Mengen mit der bestätigten Besucherzahl ab.

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