Zo organiseer je een slipcursus zonder verrassingen

Een slipcursus organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij een geschikte locatie en een duidelijke groepsindeling. Daarna regel je deelnemers, betalingen, dieetwensen en de praktische instructies voor onderweg. Omdat deelnemers met hun eigen auto of beschikbare voertuigen rijden, verdienen brandstof, route, veiligheid en weersverwachting extra aandacht. Op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst, complete formulieren en een programma dat vooraf definitief is bevestigd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Slipcursuslocatie reserveren
2
Cateringafspraken maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Betalingen controleren
8
Route naar locatie delen
9
Deelnemersinstructies versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Programma definitief bevestigen
12
Cateringbestelling bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Deelnemerslijst printen
17
Vrijwaringsformulieren printen
18
Muziek afspeellijst samenstellen
19
Auto's en brandstof controleren
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
23
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
24
Registratietafel klaarzetten
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Muziek en speaker testen
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Vrijwaringsformulieren laten tekenen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Veiligheidsbriefing bijwonen
12 personen
32
Groepen en startvolgorde indelen
2 personen
33
Deelnemers naar baan begeleiden
2 personen
34
Slipoefeningen begeleiden
2 personen
35
Water en frisdrank bijvullen
36
Groepsfoto maken
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Buffet klaarzetten
3 personen
39
Diner serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
41
Prijsuitreiking verzorgen
42
Muziek verzorgen
43
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Servies verzamelen
2 personen
45
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen inladen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Facturen en borg controleren
51
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 14
Klaptafelkleedaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 18
Besteksetsaantal 18
Koffiekopjesaantal 18
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Telefoonladersaantal 3

Sportmateriaal

Veiligheidsvestenaantal 14
Verkeerskegelsaantal 12
Startnummerkaartenaantal 14
Stopwatchesaantal 3
Prijzenaantal 3
Paraplu'saantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Aluminiumfolie
Vershoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de slipcursuslocatie voordat je een datum breed communiceert. Vraag meteen naar de maximale groepsgrootte, beschikbare parkeerplaatsen, aanvangstijd en wat de locatie zelf levert.
Stuur deelnemers uiterlijk een week vooraf de route en instructies. Vermeld wat ze meenemen, waar ze parkeren, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wanneer vrijwaringsformulieren worden ingevuld.
Controleer betalingen en aanmeldingen enkele dagen voor het evenement en maak één actuele deelnemerslijst. Noteer dieetwensen apart, zodat de cateringbestelling niet op losse berichten of oude inschrijvingen gebaseerd is.
Plan de controle van auto's en brandstof uiterlijk de dag ervoor. Een lege tank, een vergeten rijbewijs of een ontbrekende veiligheidsinstructie zorgt sneller voor vertraging dan de slipoefeningen zelf.
Richt de ontvangst in vóór de eerste deelnemer arriveert: wijs parkeerplaatsen aan, leg de registratietafel klaar en zet koffie, thee en water klaar. Houd ook een plan voor regen bij de hand en controleer de weersverwachting op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een slipcursus organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de cursus, zodat je catering, indeling en instructies tijdig kunt vastleggen.
Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een slipcursus?: Houd het aantal deelnemers aan dat de locatie en instructeur aankunnen; dat verschilt per baan en programma. Leg de groepsgrootte vast vóór je uitnodigingen verstuurt en werk met één actuele deelnemerslijst.
Wat moet ik deelnemers vooraf sturen voor een slipcursus?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de route, parkeerinformatie, verzameltijd, kledingadvies en praktische rij-instructies. Vermeld ook wanneer betalingen en vrijwaringsformulieren geregeld moeten zijn.
Wanneer controleer ik auto's en brandstof voor een slipcursus?: Controleer auto's en brandstof de dag vóór de cursus en herinner deelnemers daar in de laatste instructie aan. Plan op de dag zelf extra tijd voor parkeren, registratie en eventuele vragen vóór het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.