Zo organiseer je een skimarathon

Een skimarathon organiseren begint niet met de startnummers, maar met een haalbaar parcours en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, deelnemerslimiet en vergunningen vast. Daarna bouw je de inschrijving, vrijwilligersbezetting en deelnemersinformatie op. Controleer de route kort voor de start op sneeuwcondities en werk een alternatief uit. Op de dag zelf moeten materiaal, communicatie, timing en warmtevoorzieningen tegelijk functioneren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
4
Verzekeringsdekking controleren
5
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Route op sneeuw controleren
4 personen
15
Alternatieve route bepalen
3 personen
16
Timingposten plannen
2 personen
17
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
18
Kleding- en veiligheidsadvies maken
2 personen
19
Startnummers ontwerpen
20
Routekaarten afdrukken
2 personen
21
Startnummers en polsbandjes sorteren
3 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materiaal ophalen
4 personen
24
Ski's en stokken controleren
3 personen
25
Accu's en batterijen opladen
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
3 personen
27
Weersverwachting controleren
28
Kleding en warme lagen klaarleggen
2 personen
29
Start- en finishterrein afzetten
4 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Route markeren
6 personen
34
Bevoorradingsposten inrichten
4 personen
35
Inschrijftafels inrichten
3 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Warme drank voorbereiden
3 personen
38
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
39
EHBO-tafel inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
5 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Ski-uitrusting controleren
3 personen
44
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
45
Startgroepen positioneren
5 personen
46
Skimarathon laten starten
4 personen
47
Doorgangen bijhouden
6 personen
48
Tijdwaarneming registreren
3 personen
49
Bevoorrading uitdelen
6 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes aanvullen
2 personen
53
Routeposten bemannen
8 personen
54
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
55
Finishers afmelden
3 personen
56
Eerste hulp verlenen
2 personen
57
Vermiste deelnemers natrekken
3 personen
58
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
59
Resultaten verzamelen
2 personen
60
Finish afsluiten
3 personen
61
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
5 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
65
Routeborden verwijderen
5 personen
66
Verlichting uitschakelen
2 personen
67
Terrein schoonmaken
5 personen
68
Materialen inventariseren
3 personen
69
Materialen terugbrengen
4 personen
70
Koelboxen en thermoskannen reinigen
2 personen
71
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
72
Verloren voorwerpen registreren
2 personen
73
Uitslag online publiceren
2 personen
74
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
75
Foto's en documenten archiveren
76
Schade en tekorten melden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Uitgiftebuffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6

Sportmateriaal

Langlaufskisaantal 12
Langlaufstokkenaantal 12
Reservebindingenaantal 6
Skiwasaantal 8
Waxborstelsaantal 4
Sneeuwscheppenaantal 4
Markeerpionnenaantal 30
Routepijlenaantal 40
Starthekkenaantal 6
Finishboog
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 25
Thermodekensaantal 20
Handwarmersaantal 100

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 40
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Zaklampenaantal 12
Meetlintenaantal 3
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 50
Papieren formulierenaantal 300
Tafellampenaantal 4
Ladekabelsaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12
Reflecterende routebandaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Soepkommenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 12
Soepketelsaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Maataanduidingsbekersaantal 4

Catering

Boodschappen

Decoratie

Startnummersaantal 220
Polsbandjesaantal 250
Routekaartenaantal 250
Informatiebordenaantal 12
Richtingbordhoudersaantal 40
Afzetlintaantal 12
Kabelbindersaantal 300
Tie-wrapsaantal 300
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Desinfectiemiddelaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Plan de routecontrole niet alleen weken vooraf: controleer het sneeuwdek opnieuw in de laatste dagen en leg een alternatieve route vast. Zo kun je bij slechte condities snel schakelen zonder deelnemersinformatie volledig opnieuw te maken.
Maak de deelnemerslimiet voordat je het inschrijfformulier publiceert. Het aantal deelnemers bepaalt niet alleen de startgroepen, maar ook hoeveel ski’s, stokken, startnummers, vrijwilligers en EHBO-capaciteit je nodig hebt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de start. Vermeld daarin startgroep, route, kleding- en veiligheidsadvies, aankomsttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen; dieetwensen en bijzondere behoeften kun je eerder verzamelen.
Zet communicatieposten vooraf op papier: wijs per timingpost een verantwoordelijke aan en test portofoons, megafoon, telefoons en powerbanks vóór de opbouw. Laad accu’s en batterijen niet pas op de ochtend zelf.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst routepijlen, markeerpionnen en start- en finishdoorgangen, daarna inschrijving en materiaaluitgifte. Leg thermodekens en handwarmers klaar bij de finish, niet in een afgesloten voorraadruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skimarathon organiseren?: Begin minimaal 12 tot 16 weken vooraf met datum, parcours, locaties, vergunningen, verzekering en deelnemerslimiet. Reken daarna nog minstens 4 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, materiaalreserveringen en deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een skimarathon?: Maak een bezetting per taak en per tijdstip: inschrijving, route, timing, materiaal, finish en EHBO. Als praktische start kun je rekenen op 1 vrijwilliger per 20 tot 30 deelnemers bij registratie en minimaal 2 mensen bij iedere bemande timingpost.
Wanneer controleer je het parcours van een skimarathon?: Controleer het parcours bij de planning en opnieuw in de laatste 48 uur voor de start. Noteer dan sneeuwkwaliteit, doorgangen en gevaarlijke punten en activeer de alternatieve route als een deel niet veilig of begaanbaar is.
Hoe deel je deelnemers in startgroepen in?: Verwerk eerst de aanmeldingen en deel deelnemers daarna in op basis van niveau, afstand of verwachte snelheid. Verstuur de indeling uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf, zodat iedereen weet wanneer die bij de start moet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.