Skimarathon organisieren: So planst du den Ablauf

Bei einem Skimarathon entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Route, Start und Ziel fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Teilnehmerlimit und Helferplanung. In den letzten Tagen geht es um Schneelage, Startgruppen, Ausrüstung und verständliche Teilnehmerinformationen. Plane außerdem eine Ausweichroute ein: Schnee- und Wetterbedingungen können den ursprünglichen Verlauf kurzfristig unbrauchbar machen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
3 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
4
Versicherungsschutz prüfen
5
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
9
Ersthelfer-Besetzung festlegen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Startgruppen einteilen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
14
Route auf Schnee prüfen
4 Personen
15
Alternative Route festlegen
3 Personen
16
Zeitmessposten planen
2 Personen
17
Materialreservierungen vornehmen
2 Personen
18
Kleidung- und Sicherheitshinweise erstellen
2 Personen
19
Startnummern entwerfen
20
Routenpläne drucken
2 Personen
21
Startnummern und Armbänder sortieren
3 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Material abholen
4 Personen
24
Ski und Stöcke prüfen
3 Personen
25
Akkus und Batterien aufladen
2 Personen
26
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
27
Wettervorhersage prüfen
28
Kleidung und warme Schichten bereitlegen
2 Personen
29
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Route markieren
6 Personen
34
Versorgungsstationen einrichten
4 Personen
35
Anmeldetische einrichten
3 Personen
36
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
37
Heißgetränk vorbereiten
3 Personen
38
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
39
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
5 Personen
42
Startnummern ausgeben
4 Personen
43
Skiausrüstung kontrollieren
3 Personen
44
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
45
Startgruppen positionieren
5 Personen
46
Skimarathon starten lassen
4 Personen
47
Durchgänge im Blick behalten
6 Personen
48
Zeitmessung erfassen
3 Personen
49
Verpflegung verteilen
6 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Snacks auffüllen
2 Personen
53
Streckenposten besetzen
8 Personen
54
Teilnehmende am Ziel empfangen
4 Personen
55
Finisher abmelden
3 Personen
56
Erste Hilfe leisten
2 Personen
57
Vermisste Teilnehmer nachverfolgen
3 Personen
58
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
59
Ergebnisse sammeln
2 Personen
60
Zielbereich abschließen
3 Personen
61
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
2 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
5 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Wegweiser entfernen
5 Personen
66
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
67
Gelände reinigen
5 Personen
68
Materialien inventarisieren
3 Personen
69
Materialien zurückbringen
4 Personen
70
Kühlboxen und Thermoskannen reinigen
2 Personen
71
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
72
Verlorene Gegenstände erfassen
2 Personen
73
Ergebnis online veröffentlichen
2 Personen
74
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
75
Fotos und Dokumente archivieren
76
Schäden und Fehlbestände melden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
Ausgabebuffet-TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6

Sportmaterial

LanglaufskierAnz. 12
LanglaufstöckeAnz. 12
ErsatzbefestigungenAnz. 6
SkiwachsAnz. 8
WachsbrstenAnz. 4
SchneeschaufelnAnz. 4
MarkierkegelAnz. 30
WegweiserAnz. 40
StartgatterAnz. 6
Zielbogen
StoppuhrenAnz. 6
HandzählerAnz. 6
WarnwestenAnz. 25
ThermodeckenAnz. 20
HandwärmerAnz. 100

Ausstattung

MegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Laptop
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 40
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 12
MessbänderAnz. 3
KlemmbretterAnz. 12
KugelschreiberAnz. 50
PapierformulareAnz. 300
TischlampenAnz. 4
LadekabelAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
StirnlampenAnz. 12
Reflektierendes StreckenbandAnz. 500

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
SuppenschalenAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 12
SuppenkesselAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Dekoration

StartnummernAnz. 220
ArmbänderAnz. 250
RoutenpläneAnz. 250
InfotafelnAnz. 12
RichtungsschilderhalterAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
KabelbinderAnz. 300
KabelbinderAnz. 300
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
DesinfektionsmittelAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Teilnehmerlimit und Startgruppen früh fest. Teile die Startenden erst ein, wenn Anmeldeschluss und Ernährungswünsche erfasst sind, und verschicke die wichtigsten Informationen spätestens einige Tage vor dem Lauf.
Prüfe die Strecke nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere den Schnee in der letzten Woche und lege eine alternative Route fest, damit Start und Ziel bei veränderten Bedingungen nicht neu organisiert werden müssen.
Plane Helfer nach Aufgaben, nicht nur nach Gesamtzahl. Anmeldung, Zeitmessung, Streckenposten und Erste Hilfe brauchen jeweils eine klare Besetzung, Funkgeräte oder Mobiltelefone und einen festen Treffpunkt.
Sammle Startnummern, Armbänder und Routenpläne nach Startgruppe sortiert. Das spart am Anmeldetisch Zeit und verhindert, dass kurz vor dem Start noch Listen, Drucker oder Beschilderung gesucht werden.
Prüfe Ski, Stöcke und technische Ausrüstung mindestens am Vortag. Lade Akkus und Powerbanks auf, lege Ersatzbefestigungen, Batterien und Handwärmer bereit und teste Megafon sowie Zeitmessung vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Skimarathon organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnehmerlimit, Versicherungsschutz und die wichtigsten Sicherheitsfragen geklärt sind.
Wie viele Helfer braucht ein Skimarathon?: Plane für jede zentrale Funktion mindestens eine verantwortliche Person ein: Anmeldung, Start, Ziel, Zeitmessung, Streckenposten und Erste Hilfe. Bei längeren Strecken solltest du zusätzlich je nach Streckenabschnitt weitere Helfer einteilen und die Besetzung spätestens zwei Wochen vorher bestätigen.
Wann soll die Strecke für einen Skimarathon geprüft werden?: Prüfe die Route erstmals bei der Planung und erneut in der letzten Woche vor dem Termin. Eine abschließende Kontrolle am Vortag zeigt, ob Schnee, Markierungen, Wegweiser und die alternative Route einsatzbereit sind.
Was muss man am Tag vor dem Skimarathon vorbereiten?: Sortiere Startnummern und Armbänder, drucke Routenpläne und Teilnehmerlisten und stelle das Material für Anmeldung, Strecke und Ziel zusammen. Lade Akkus und Powerbanks auf und teste Zeitmessung, Megafon, Funkgeräte und Beleuchtung spätestens am Vorabend.

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