Organiser un ski-marathon, étape par étape

Un ski-marathon se prépare d’abord sur la neige, puis autour d’un dispositif précis pour les participants et les bénévoles. Commence par fixer la date, le parcours, les points de départ et d’arrivée, avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les secours et un itinéraire de repli doivent être réglés assez tôt. Ensuite, organise les groupes de départ, le balisage, le chronométrage, le ravitaillement et le contrôle du matériel pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
2
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Vérifier la couverture d'assurance
5
Définir la limite de participants
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Assurer la présence des secours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les groupes de départ
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Vérifier l'itinéraire sur la neige
4 personnes
15
Déterminer un itinéraire alternatif
3 personnes
16
Planifier les postes de chronométrage
2 personnes
17
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
18
Rédiger les consignes vestimentaires et de sécurité
2 personnes
19
Concevoir les dossards
20
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
21
Trier les dossards et les bracelets
3 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
4 personnes
24
Contrôler les skis et les bâtons
3 personnes
25
Recharger les batteries et les piles
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Préparer les vêtements et les couches chaudes
2 personnes
29
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Baliser l’itinéraire
6 personnes
34
Installer les postes de ravitaillement
4 personnes
35
Installer les tables d'inscription
3 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
37
Préparer une boisson chaude
3 personnes
38
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
5 personnes
42
Distribuer les dossards
4 personnes
43
Vérifier le matériel de ski
3 personnes
44
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
45
Positionner les groupes de départ
5 personnes
46
Lancer le skimarathon
4 personnes
47
Surveiller les passages
6 personnes
48
Enregistrer le chronométrage
3 personnes
49
Distribuer les provisions
6 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
54
Accueillir les participants à l'arrivée
4 personnes
55
Enregistrer les finishers
3 personnes
56
Fournir les premiers secours
2 personnes
57
Vérifier les participants manquants
3 personnes
58
Accompagner les derniers participants
4 personnes
59
Rassembler les résultats
2 personnes
60
Fermer l'arrivée
3 personnes
61
Informer les participants du résultat
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
5 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
66
Éteindre l’éclairage
2 personnes
67
Nettoyer le site
5 personnes
68
Inventorier le matériel
3 personnes
69
Rapporter le matériel
4 personnes
70
Nettoyer les glacières et les thermos
2 personnes
71
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
73
Publier les résultats en ligne
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
75
Archiver les photos et les documents
76
Signaler les dommages et les manques
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffet de distributionqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6

Matériel de sport

Skis de fondqté 12
Bâtons de ski de fondqté 12
Fixations de rechangeqté 6
Lavage des skisqté 8
Brosses à cireqté 4
Pelleter la neigeqté 4
Pions de marquageqté 30
Flèches de directionqté 40
Portiques de départqté 6
Arche d'arrivée
Chronomètresqté 6
Compteurs manuelsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Marqueurs thermiquesqté 20
Bouillottesqté 100

Équipement

Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Lampes de pocheqté 12
Mètres rubansqté 3
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 50
Formulaires papierqté 300
Lampes de tableqté 4
Câbles de chargeqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes frontalesqté 12
Bande de parcours réfléchissanteqté 500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 12
Marmites à soupeqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Gobelets doseursqté 4

Catering

Courses

Décoration

Numéros de départqté 220
Braceletsqté 250
Cartes d'itinéraireqté 250
Panneaux d'informationqté 12
Supports pour panneaux directionnelsqté 40
Ruban de balisageqté 12
Serre-câblesqté 300
Attaches-câblesqté 300
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 8

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 6
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Désinfectantqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Valide le parcours plusieurs semaines avant l’épreuve, puis vérifie-le de nouveau sur la neige quelques jours avant : une chute de neige ou une zone dégradée peut rendre nécessaire l’itinéraire alternatif.
Fixe une limite de participants avant de publier le formulaire d’inscription. Elle doit tenir compte de la largeur du parcours, du nombre de bénévoles, des secours et du matériel de ski disponible.
Envoie les consignes vestimentaires, de sécurité et de départ au moins 7 jours avant l’événement. Demande aussi les besoins alimentaires à l’avance pour ne pas improviser le ravitaillement.
Prévois un bénévole à chaque point de chronométrage et équipe les responsables de talkies-walkies ou de téléphones chargés. Teste les chronomètres, les piles et les batteries externes la veille.
Prépare les dossards, bracelets, cartes d’itinéraire et groupes de départ dans des pochettes séparées. Installe les tentes, tables, portiques et l’arche d’arrivée avant l’accueil, afin que les inscriptions ne bloquent pas le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un ski-marathon ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, réserver le matériel, recruter les bénévoles et organiser les secours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un ski-marathon ?: Ouvre-les environ 6 à 8 semaines avant le départ, une fois la date, le parcours, la limite de participants et les conditions de sécurité définis. Ferme-les quelques jours avant l’épreuve pour répartir les groupes et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour un ski-marathon ?: Compte au moins 1 bénévole par point de contrôle ou de chronométrage, plus 2 à 4 personnes pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Ajoute une équipe dédiée aux changements de parcours et aux urgences.
Que faut-il prévoir si le parcours de ski devient impraticable ?: Prépare un itinéraire alternatif avant l’ouverture des inscriptions et définis qui décide du changement. Vérifie l’état de la neige 48 à 72 heures avant, puis communique immédiatement toute modification aux participants et aux bénévoles.

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