Zo organiseer je een skatewedstrijd

Begin niet met promotie, maar met het wedstrijdconcept, de locatie en de datum. Controleer daarna vergunningen en verzekering, leg het reglement en de jurycriteria vast en regel de mensen die de wedstrijd laten verlopen. Zodra het aanmeldformulier openstaat, houd je deelnemers, dieetwensen en startindeling bij. In de laatste week draait alles om briefing, materiaalcontrole, veiligheid en een draaiboek dat ook op papier beschikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie controleren
2 personen
3
Wedstrijddatum bevestigen
2 personen
4
Vergunningen controleren
2 personen
5
Verzekeringsdekking controleren
6
Wedstrijdreglement opstellen
3 personen
7
Jurycriteria vastleggen
3 personen
8
Prijzengeld vastleggen
2 personen
9
Juryleden uitnodigen
10
Presentator regelen
11
Muziekbediening regelen
12
EHBO-medewerkers regelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Promotie online plaatsen
16
Aanmeldformulier publiceren
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Deelnemers bevestigen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Startindeling maken
2 personen
21
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Terrein inspecteren
3 personen
31
Wedstrijdterrein vegen
3 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Stroom en kabels aanleggen
2 personen
35
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen
38
EHBO-plek inrichten
2 personen
39
Wedstrijdvakken afzetten
3 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Juryleden briefen
4 personen
45
Publiek verwelkomen
3 personen
46
Openingsuitleg geven
47
Kwalificatierondes begeleiden
8 personen
48
Scores registreren
2 personen
49
Pauzeprogramma aankondigen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Finalisten bekendmaken
53
Finalerondes begeleiden
8 personen
54
Winnaars controleren
3 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
56
Afsluiting aankondigen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
59
Materialen verzamelen
4 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Skateboardsaantal 4
Reservewielenaantal 12
Reserve lagersaantal 12
Skatetoolsaantal 6
Waxaantal 6
Startnummersaantal 60
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 6
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Rubberen mattenaantal 6
Helmenaantal 12
Kniebeschermersaantal 12
Elleboogbeschermersaantal 12
Polsbeschermersaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
Prijzengeld-enveloppenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 8
Podiumdoek

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór de inschrijving vast hoe de rondes, tijdslimieten en beoordeling werken. De jury moet dezelfde criteria gebruiken en deelnemers moeten vooraf weten waarop zij punten krijgen.
Controleer de locatie minstens 6 weken vooraf op ondergrond, stroom, publieksruimte en toegang voor hulpdiensten. Plan afzetlint, pionnen, verkeerskegels en rubberen matten niet pas op de wedstrijddag.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen, startnummers toe te wijzen en de startindeling te maken.
Regel EHBO-medewerkers en vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan voor de baan, deelnemers, muziek, scoreborden en het klaarzetten van helmen en beschermers.
Maak 2 dagen vooraf een materiaalcontrole en leg reservewielen, lagers, skatetools en wax apart klaar. Druk het draaiboek en de deelnemerslijst af; bij technische problemen heb je dan nog steeds de benodigde informatie bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een skatewedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor concept, locatie, datum, vergunningen en verzekering; daarna volgen reglement, jury, vrijwilligers en inschrijvingen.
Wanneer moet je de inschrijving voor een skatewedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Zo kun je deelnemers bevestigen, dieetwensen verzamelen, startnummers maken en de startindeling afdrukken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een skatewedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden voor een eenvoudige wedstrijd en wijs daarnaast één hoofdjurylid aan. Houd de jurybriefing uiterlijk 1 uur voor de eerste start, zodat criteria en scoreverwerking gelijk zijn.
Wanneer controleer je het materiaal voor een skatewedstrijd?: Doe een volledige controle 2 dagen vooraf en een korte controle op de wedstrijddag. Test speakers, mengpaneel, microfoons, scoreborden en stopwatches en leg reserveonderdelen en beschermingsmateriaal direct bereikbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.