Zo organiseer je een Sinterklaasintocht zonder last-minute chaos

Begin met de datum, route en aankomstlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna de vergunning en het verkeersplan en stem de route af met hulpdiensten. Leg vroeg de bezetting vast voor verkeersregelaars, EHBO, vrijwilligers, muziek en Sinterklaas met zijn Pieten. In de laatste weken werk je het programma, de pakjes, catering en communicatie uit. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, duidelijke portofoonafspraken en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
2 personen
3
Verkeersplan indienen
2 personen
4
Route met hulpdiensten afstemmen
3 personen
5
Aankomstlocatie reserveren
6
Muziek en geluidsset reserveren
7
Sinterklaas en Pieten boeken
8
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
9
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Programma publiceren
2 personen
15
Routeborden ontwerpen
16
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
17
Pakjes voor kinderen samenstellen
4 personen
18
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Aanmeldingen definitief controleren
2 personen
21
Dieetvriendelijke hapjes bestellen
22
Weersverwachting controleren
23
Alternatief weerplan klaarzetten
3 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Pakjes sorteren
3 personen
26
Route inspecteren
3 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen
28
Batterijen en portofoons laden
2 personen
29
Terrein afzetten
6 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Verkeershekken plaatsen
6 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Geluidsset aansluiten
2 personen
36
Cadeautafel inrichten
3 personen
37
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
EHBO-tafel inrichten
2 personen
40
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Sinterklaas ontvangen
3 personen
43
Pieten ontvangen
3 personen

Event

44
Publiek verwelkomen
6 personen
45
Intocht begeleiden
10 personen
46
Route vrijhouden
8 personen
47
Muziek verzorgen
2 personen
48
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
49
Pakjes uitdelen
6 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Kinderen begeleiden
6 personen
55
Verloren voorwerpen registreren
56
Eerste hulp verlenen
2 personen
57
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

58
Versiering afnemen
4 personen
59
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Geluidsset uitschakelen
2 personen
62
Verkeershekken verwijderen
6 personen
63
Afval opruimen
5 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Materialen controleren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Verloren voorwerpen afhandelen
69
Restvoorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kleedtafelsaantal 2
Dranktafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Sinterklaasbanieraantal 2
Kleurplatenaantal 100
Sinterklaasboekenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 30
Routebordenaantal 16
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Blik en vegersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer meteen de aankomstlocatie en noteer waar publiek, optocht, geluidsset en partytenten veilig kunnen staan.
Dien de vergunning en het verkeersplan niet als losse formaliteiten in: beschrijf kruisingen, afzettingen en oversteekpunten. Plan daarna een concreet overleg met hulpdiensten en verkeersregelaars.
Maak 2 tot 3 weken vooraf een vrijwilligersbriefing van maximaal 2 pagina’s. Zet per post de verzameltijd, taak, portofoonkanaal en het telefoonnummer van de hoofdcoördinator.
Controleer aanmeldingen, dieetwensen en pakjes uiterlijk 3 dagen vooraf. Sorteer de pakjes per groep of uitgiftemoment, zodat je op locatie niet hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en activeer zo nodig je alternatief. Leg partytenten, warmhoudkannen, koelboxen, verlenghaspels en extra powerbanks klaar; test accu’s en microfoons nog dezelfde ochtend.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Start minimaal 3 maanden vooraf met datum, route, aankomstlocatie en vergunning. Plan uiterlijk 8 weken vooraf de verkeersafstemming en boek dan ook Sinterklaas, Pieten, muziek en geluidsapparatuur.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een Sinterklaasintocht?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 10 tot 12 weken voor de intocht. Het verkeersplan en de afstemming met hulpdiensten kunnen extra tijd kosten, vooral bij afsluitingen of een route door meerdere straten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak een bezetting per taak in plaats van één totaalgetal. Reken minimaal op aparte mensen voor routebegeleiding, verkeersregelaars, EHBO, ontvangst, pakjes en techniek, plus 1 hoofdcoördinator en 2 reservevrijwilligers.
Wanneer controleer je het weer voor een Sinterklaasintocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over tenten, bescherming van apparatuur, aangepaste route of een alternatief programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.