Organiser un défilé de Sinterklaas, étape par étape

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une fête pour les enfants. Commence par fixer la date, le parcours et le lieu d’arrivée avant de contacter les intervenants. Les autorisations, les secours et les agents de circulation doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite seulement, organise les inscriptions, les cadeaux, la musique et l’accueil final. Prévois aussi une solution météo de secours : un défilé ne se reporte pas facilement au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander une autorisation
2 personnes
3
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
4
Coordonner le parcours avec les services d’urgence
3 personnes
5
Réserver le lieu d'arrivée
6
Réserver la musique et le système de sonorisation
7
Réserver Sinterklaas et les Pieten
8
Assurer la présence des secours
2 personnes
9
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier le programme
2 personnes
15
Concevoir les panneaux d’orientation
16
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
17
Préparer des colis pour les enfants
4 personnes
18
Établir le programme musical
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Vérifier définitivement les inscriptions
2 personnes
21
Commander des amuse-bouches adaptés aux régimes alimentaires
22
Vérifier les prévisions météo
23
Préparer un plan météo de secours
3 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les colis
3 personnes
26
Inspecter le parcours
3 personnes
27
Tester le matériel sonore
2 personnes
28
Charger les batteries et les talkies-walkies
2 personnes
29
Balisage du site
6 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
31
Installer des barrières de circulation
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
36
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
37
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Inscrire les bénévoles
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
43
Accueillir les Pieten
3 personnes

Événement

44
Accueillir le public
6 personnes
45
Encadrer la procession
10 personnes
46
Dégager le parcours
8 personnes
47
Fournir la musique
2 personnes
48
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
49
Distribuer les cadeaux
6 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Accompagner les enfants
6 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Fournir les premiers secours
2 personnes
57
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

58
Retirer la décoration
4 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
6 personnes
61
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
62
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
63
Ramasser les déchets
5 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Gérer les objets perdus
69
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de maquillageqté 2
Tables pour boissonsqté 4
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Bannière de Sinterklaasqté 2
Coloriagesqté 100
Livres de Sinterklaasqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Sécurité

Barrières de circulationqté 30
Panneaux de directionqté 16
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours : fixe le point de départ, l’heure de passage et le lieu d’arrivée, puis soumets le plan de circulation et coordonne-le avec les services d’urgence. Garde une marge d’au moins 30 minutes entre l’arrivée prévue et le début de l’accueil.
Ne réserve pas uniquement Sinterklaas et les Pieten : réserve aussi la sonorisation, les microphones et l’enceinte sur batterie. Teste le son sur le parcours la veille et prévois au moins un talkie-walkie par responsable de zone.
Pour un défilé familial, compte au minimum un bénévole référent par zone sensible et forme tout le monde avec un briefing imprimé. Distribue les rôles avant le jour J : circulation, accueil, colis enfants, boissons et rangement.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander les amuse-bouches. Vérifie définitivement les inscrits quelques jours avant, puis trie les colis pour éviter de chercher les cadeaux pendant l’accueil.
Prépare le plan météo avant de publier le programme : indique clairement si l’arrivée est maintenue, déplacée ou annulée. Vérifie les prévisions 48 heures avant, puis encore le matin même, et protège le matériel électrique sous les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de valider le plan de circulation, de réserver le lieu d’arrivée et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Dépose la demande au moins 8 semaines avant la date prévue, ou selon le délai imposé par ta commune. Le dossier doit inclure l’itinéraire, les horaires, la circulation, les secours et le plan météo.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?: Compte au minimum un responsable par zone de circulation, plus une équipe pour l’accueil final, les colis, les boissons et le rangement. Pour un petit défilé, prévois généralement 10 à 15 bénévoles afin de couvrir les absences.
Quand préparer les colis pour les enfants ?: Trie les colis 1 à 2 jours avant le défilé et vérifie les inscriptions définitives avant de les fermer. Prépare quelques colis supplémentaires, puis place-les dans une zone clairement identifiée à l’arrivée.

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