Zo organiseer je een seniorencongres

Begin met datum, locatie, thema en programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg sprekers en onderwerpen daarna schriftelijk vast en open een aanmeldformulier waarin je dieetwensen, vervoersbehoeften en toegankelijkheid uitvraagt. Plan extra tijd voor telefonische bevestigingen en controleer of de zaal, route en techniek geschikt zijn voor alle deelnemers. Werk in de laatste week met één definitieve deelnemerslijst, een gecontroleerde set presentaties en een draaiboek per tijdstip.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersbehoeften inventariseren
11
Toegankelijkheid controleren
2 personen
12
Parkeerinformatie verzamelen
13
Catering reserveren
2 personen
14
Techniek reserveren
15
Draaiboek opstellen
2 personen
16
Plattegrond en zaalindeling maken
2 personen
17
Sprekersinformatie verzamelen
18
Presentaties verzamelen
19
Presentaties controleren
2 personen
20
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Programma's afdrukken
23
Routebordjes maken
24
Sprekersbriefing versturen
25
Aanmeldingen telefonisch bevestigen
2 personen
26
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Podiumtafel en spreekgestoelte plaatsen
3 personen
34
Beamer en scherm opstellen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentaties technisch testen
2 personen
37
Verlichting controleren
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Buffetruimte inrichten
3 personen
40
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

41
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
46
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
47
Microfoons doorgeven
2 personen
48
Presentaties bedienen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Pauzehapjes serveren
3 personen
52
Deelnemers naar zalen begeleiden
2 personen
53
Vragenronde begeleiden
2 personen
54
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
55
Dinerbuffet openen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
59
Avondprogramma aankondigen
60
Sprekers begeleiden
2 personen
61
Koffie en thee serveren
2 personen
62
Afsluiting begeleiden
2 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Buffet en koffiepunt afbouwen
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
69
Zaal schoonmaken
4 personen
70
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
71
Materialen controleren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
74
Deelnemersbedankje versturen
75
Sprekersbedankje versturen
76
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Spreekgestoelte
Podiumtafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinerbesteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Buffetrokkenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Programmastandaardsaantal 8
Routebordjesaantal 12
Plakgumaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minimaal 6 weken vooraf op toegankelijkheid, looproutes, zitcomfort, toiletten en parkeermogelijkheden. Zet routebordjes klaar vanaf de ingang en vermeld parkeerinformatie al in de uitnodiging.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en vervoersbehoeften uit. Bel deelnemers zonder duidelijke bevestiging uiterlijk 7 dagen voor het congres na, zodat de catering en zaalindeling niet op schattingen rusten.
Bevestig sprekers en onderwerpen uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres op en test elke presentatie op de laptop, beamer en het projectiescherm.
Maak de zaalindeling op basis van het definitieve aantal deelnemers en reserveer een aparte registratietafel. Leg naamkaartjes, programma's en routebordjes uiterlijk de dag ervoor klaar; houd enkele lege naamkaartjes achter de hand.
Plan techniekcontrole vóór de ontvangst van deelnemers, met alle draadloze microfoons, geluidsapparatuur, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen aangesloten. Leg reservebatterijen klaar en wijs één persoon aan die tijdens het programma storingen oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seniorencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer locatie, catering en techniek eerst; leg sprekers uiterlijk 8 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen daarna.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een seniorencongres?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor het congres, zodra datum, locatie, programmaopzet en belangrijkste sprekers bekend zijn. Sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen vooraf om catering en zaalindeling definitief te maken.
Hoe regel je toegankelijkheid voor een seniorencongres?: Controleer minimaal 6 weken vooraf de ingang, looproutes, toiletten, zitplaatsen, parkeergelegenheid en bewegwijzering. Vraag in het aanmeldformulier naar vervoersbehoeften en bel onduidelijke of ontbrekende antwoorden uiterlijk 7 dagen voor het congres na.
Wanneer moet je de techniek voor een seniorencongres testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en geluid uiterlijk 1 werkdag vooraf met de definitieve presentaties. Doe op de congresdag opnieuw een korte controle vóór de eerste deelnemers binnenkomen en houd reservebatterijen en kabels bij de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.