Zo organiseer je een seniorenconcert

Begin met het programma, de datum en de artiesten. Leg daarna de zaalindeling vast en werk terug naar uitnodigingen, aanmeldingen, vervoer en catering. Bij een seniorenconcert bepalen toegankelijke routes, duidelijke bewegwijzering en goed verstaanbaar geluid veel van de ervaring. Plan techniek, stoelen, ontvangst en vrijwilligers niet op het laatste moment: test alles vooraf en houd op de dag zelf tijd vrij voor opbouw en een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen maken
9
Vervoer voor gasten afstemmen
2 personen
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Muziekprogramma afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Vrijwilligers indelen
14
Toegangsroute controleren
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Koelproducten ophalen
2 personen
19
Programma en bewegwijzering printen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
22
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
23
Microfoons aansluiten
2 personen
24
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Soundcheck uitvoeren
3 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Aanmeldlijst klaarleggen

Event

38
Deuren openen
3 personen
39
Gasten verwelkomen
4 personen
40
Gasten naar plaatsen begeleiden
3 personen
41
Koffie en thee serveren
4 personen
42
Programma aankondigen
43
Concertbegeleiding verzorgen
2 personen
44
Geluidsniveau bewaken
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Pauze aankondigen
48
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
49
Koffiepunt aanvullen
2 personen
50
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
51
Artiesten voorzien van drank
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Afscheid aankondigen
54
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
55
Vertrekdrankjes uitdelen
2 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

57
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
60
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
61
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven eten verdelen
69
Aanmeldgegevens archiveren
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kleedkamertafel
Klapstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Theeglazenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Dessertbordjesaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Gebaksvorkjesaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muziekstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Kabelmattenaantal 8
Laptop
Muziekafspeelapparaat
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4
Nachtverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Kunstbloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk minimaal vier weken vooraf het programma, de artiesten en de zaalindeling uit. Daarmee weet je hoeveel stoelen, tafels en vrijwilligers je nodig hebt en wanneer de uitnodigingen eruit kunnen.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, vervoersbehoefte en eventuele hulp bij binnenkomst uit. Reserveer vervoer en catering zodra het aantal gasten redelijk vaststaat, niet pas na de laatste aanmelding.
Controleer de toegangsroute met een lege zaal én met de geplande opstelling. Laat geen kabels in looproutes liggen: gebruik kabelmatten en test microfoons, speakers, mengpaneel en reservebatterijen vóór de concertdag.
Maak voor de ontvangst een aparte tafel met naamkaartjes, programma’s en bewegwijzering. Zet koffie, thee en water pas klaar nadat de tafels en stoelen staan, zodat servies en kannen niet in de weg staan tijdens de opbouw.
Plan op de concertdag eerst de zaal, het podium en de techniek en doe daarna een volledige geluidscheck. Houd vervolgens minstens 30 minuten over voor onverwachte problemen en wijs per onderdeel één vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seniorenconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vervoer nog kunt verwerken.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een seniorenconcert?: Zet voor elke bevestigde gast één stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra. Bij 80 aanmeldingen kom je daarmee uit op 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de zaal en de verwachte opkomst.
Wanneer test je de techniek voor een seniorenconcert?: Test speakers, microfoons, muziekafspeelapparaat en verlichting uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de concertdag opnieuw een geluidscheck met de microfoons op hun echte plek en leg reservebatterijen klaar.
Hoe regel je vervoer voor oudere concertbezoekers?: Vraag bij de aanmelding wie vervoer nodig heeft en maak uiterlijk 1 week vooraf de ritten en terugreisafspraken. Bevestig de vertrektijd en toegangsroute nogmaals 1 à 2 dagen voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.