Zo organiseer je een seminarreis zonder planningsgaten

Begin een seminarreis niet met het programma, maar met deelnemers, vervoer en overnachting. Zodra je weet wie meegaat en hoeveel nachten nodig zijn, kun je de seminarruimte, reistijden en inhoud op elkaar afstemmen. Werk daarna toe naar één gecontroleerd reisprogramma, complete presentaties en een duidelijke registratie bij vertrek. De laatste fouten ontstaan meestal door dieetwensen, aansluitingen, apparatuur en documenten pas in de laatste week te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer reserveren
6
Seminarruimte reserveren
7
Overnachting reserveren
8
Programma samenstellen
2 personen
9
Sprekers bevestigen
10
Reisprogramma versturen
11
Deelnemersgegevens controleren
12
Reserveringen bevestigen
13
Presentaties verzamelen
14
Naambadges maken
15
Seminarmappen samenstellen
2 personen
16
Deelnemers informeren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Reisdocumenten printen

Event

21
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
22
Deelnemers registreren
2 personen
23
Bagage verzamelen
2 personen
24
Deelnemers naar locatie begeleiden
2 personen
25
Seminarruimte inrichten
3 personen
26
Ontvangstkoffie klaarzetten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Seminar openen
29
Presentaties begeleiden
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauzehapjes serveren
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
33
Dinerbuffet opstellen
3 personen
34
Diner serveren
3 personen
35
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
36
Seminar afsluiten
37
Deelnemers naar verblijf begeleiden
2 personen
38
Materialen verzamelen
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Seminarruimte schoonmaken
2 personen
42
Apparatuur inpakken
2 personen
43
Overgebleven voorraad opbergen
44
Reis naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Onkostenbonnen verzamelen
47
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Registratietafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Seminarmappenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 6
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Blik en veger
Toilettas voor reisbenodigdhedenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de deelnemerslijst en aanmeldingen uiterlijk 6 weken voor vertrek vast. Vraag tegelijk dieetwensen, contactgegevens en reisbehoeften uit; zonder die informatie kun je vervoer, maaltijden en verblijf niet betrouwbaar bevestigen.
Reserveer vervoer, seminarruimte en overnachting zodra de groepsgrootte bekend is, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Controleer daarna per reservering de datum, tijden, aantallen en annuleringsvoorwaarden.
Maak het programma pas definitief nadat reistijden en sprekers zijn bevestigd. Stuur het reisprogramma uiterlijk 7 dagen voor vertrek, zodat deelnemers weten waar ze verzamelen, wanneer bagage wordt ingenomen en wat ze zelf moeten meenemen.
Verzamel presentaties en test de techniek uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon, speaker en verlengkabels samen; een losse kabel of ontbrekende adapter valt anders vaak pas bij de eerste sessie op.
Richt het vertrekpunt minstens 30 minuten voor de afgesproken vertrektijd in. Leg naambadges, seminarmappen, reisdocumenten en een deelnemerslijst bij de registratietafel klaar en wijs één persoon aan voor registratie en bagage.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seminarreis organiseren?: Begin minimaal 8 weken voor vertrek met deelnemers, vervoer, seminarruimte en overnachting. Plan de definitieve controle van reserveringen en deelnemersgegevens 7 dagen vooraf en test de apparatuur 2 werkdagen voor vertrek.
Wanneer stuur je het reisprogramma voor een seminarreis?: Stuur het reisprogramma uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld daarin het vertrekpunt, de vertrektijd, vervoer, overnachting, seminarblokken, contactgegevens en instructies voor bagage.
Hoeveel tijd heb je nodig voor registratie bij vertrek?: Reserveer minimaal 30 minuten voor registratie voordat de groep vertrekt. Bij een grotere groep is 45 tot 60 minuten praktischer, vooral als je ook bagage verzamelt en reisdocumenten controleert.
Wanneer test je de apparatuur voor een seminar?: Test alle apparatuur uiterlijk 2 werkdagen vooraf en controleer op locatie nogmaals de aansluitingen. Neem naast laptop, beamer en scherm ook HDMI-kabels, stekkerdozen, verlengkabels, een presentatieklikker en powerbanks mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.