Zo organiseer je een seminar zonder last-minute problemen

Begin een seminar niet met de uitnodiging, maar met de datum, het programma en de beschikbare techniek. Zodra de opzet staat, benader je sprekers en verzamel je presentatietitels, zodat je deelnemers gericht kunt informeren. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, catering en de materialen voor de dag zelf. Plan de laatste controle uiterlijk 24 uur vooraf: test beamer, laptop en microfoons, print de deelnemerslijst en leg naamkaartjes klaar bij de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Seminardatum vastleggen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Sprekers benaderen
4
Sprekers bevestigen
5
Presentatietitels verzamelen
6
Uitnodigingen opstellen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering versturen
12
Deelnemerslijst printen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Hand-outs afdrukken
2 personen
18
Catering bestellen
19
Dranken inkopen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Cateringhoeveelheden bevestigen
22
Sprekersinformatie versturen
23
Routebeschrijving versturen
24
Technische benodigdheden testen
2 personen
25
Microfoons opladen
26
Presentaties back-uppen
27
Registratietafel voorbereiden
2 personen
28
Zaal schoonmaken
2 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Podiumtafel plaatsen
2 personen
32
Projector aansluiten
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
34
Microfoons testen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Buffet opbouwen
3 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
38
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Seminar openen
44
Sprekers begeleiden
45
Presentaties bedienen
46
Tijd per sessie bewaken
47
Vragen uit de zaal begeleiden
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffiepauze verzorgen
3 personen
50
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
51
Hand-outs uitdelen
2 personen
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
54
Dieetmaaltijden aanwijzen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
57
Avondsessie starten
58
Afsluitende vragen begeleiden
59
Seminar afsluiten
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Presentaties veilig opslaan
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Meubilair afbreken
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Buffet opruimen
2 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Toiletten controleren
69
Geleende spullen verzamelen
2 personen
70
Apparatuur retourneren
71
Restanten opslaan
72
Deelnemers bedanken
73
Sprekers bedanken
74
Presentatiemateriaal delen
75
Aanwezigheidslijst archiveren
76
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
USB-sticksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Naambordjesaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de blokken van het programma en houd per spreker een vaste eindtijd aan. Vraag presentatietitels uiterlijk 2 weken voor het seminar op, zodat programma en uitnodiging niet steeds wijzigen.
Bevestig sprekers schriftelijk zodra zij akkoord zijn en stuur daarna routebeschrijving, programma en technische afspraken. Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op de laptop die je op de dag gebruikt.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en sprekers voldoende vaststaan. Vraag dieetwensen direct mee; stuur een herinnering 7 dagen vooraf en sluit de registratie op een vooraf gekozen moment.
Controleer catering op basis van het actuele aantal aanmeldingen, niet op een oude schatting. Tel koffie, water, glazen, kopjes en servies mee en bevestig de hoeveelheden uiterlijk 3 werkdagen vooraf met de cateraar.
Maak de registratieplek als eerste werkpunt klaar met deelnemerslijst en naamkaartjes. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker en microfoons uiterlijk 24 uur vooraf en laad draadloze microfoons volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seminar organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Benader sprekers direct daarna, zodat je minimaal 6 weken hebt voor uitnodigingen en aanmeldingen.
Wanneer moet ik sprekers voor een seminar benaderen?: Benader de eerste sprekers zodra datum en programma-indeling vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Vraag hun presentatietitel en definitieve bevestiging uiterlijk 4 weken voor het seminar op.
Wanneer moet ik de catering voor een seminar bestellen?: Reserveer catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en bevestig de aantallen 3 werkdagen voor de bijeenkomst. Gebruik daarbij het actuele aantal deelnemers plus een kleine marge voor onverwachte aanmeldingen.
Wanneer test je de techniek voor een seminar?: Doe een volledige technische test uiterlijk 24 uur vooraf en controleer op de dag zelf nogmaals vóór binnenkomst van de deelnemers. Test beamer, laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker, luidsprekers en microfoons samen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.