Zo organiseer je een seizoensafsluiting

Begin met de datum, locatie en sportvelden; daarna kun je pas uitnodigingen, aanmeldingen en het programma goed plannen. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen en barbecue vastlegt en bevestig deelnemers voordat je teams en wedstrijden publiceert. Regel leveringen, prijzen en bedankjes ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: eerst velden en tenten, daarna tafels, sportmateriaal, buffet, dranken en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en wedstrijden maken
2 personen
8
Deelnemers definitief bevestigen
9
Teamindeling publiceren
10
Leveringen en boodschappen plannen
2 personen
11
Prijzen en bedankjes bestellen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers over praktische zaken informeren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken en gekoelde producten opslaan
2 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
18
Locatie en toiletten controleren
2 personen
19
Tenten en tafels opbouwen
5 personen
20
Stoelen en buffet opstellen
4 personen
21
Barbecue en koelboxen plaatsen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Sportvelden uitzetten
3 personen
24
Muziek en verlichting testen
2 personen
25
Buffet en dranken klaarzetten
4 personen
26
Deelnemerslijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
28
Welkomstwoord verzorgen
29
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
30
Uitslagen bijhouden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Barbecue aansteken
2 personen
34
Barbecue bereiden
3 personen
35
Barbecuebuffet aanvullen
3 personen
36
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Muziek verzorgen

Nazorg

39
Buffet en bar afbouwen
4 personen
40
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Barbecue veilig doven
2 personen
43
Locatie schoonmaken
5 personen
44
Sportvelden nalopen
3 personen
45
Materialen inventariseren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Koelboxen en tenten drogen
2 personen
48
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenaantal 40
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Medaille- of prijzensetsaantal 12

Decoratie

Clubvlaggenaantal 8
Seizoensbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat datum, locatie en sportvelden zijn vastgelegd. Sluit de inschrijving op een duidelijke datum, zodat je daarna teams, wedstrijden en boodschappen kunt uitwerken.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en verwerk ze vóór je boodschappen doet. Controleer bovendien hoeveel deelnemers definitief komen voordat je eten, drinken en medaille- of prijzensets bestelt.
Plan de opbouw in blokken. Zet eerst partytenten, klaptafels, stoelen en buffettafels neer; plaats daarna barbecues, koelboxen en afvalbakken, en test vervolgens speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
Controleer sportmateriaal minimaal één dag vooraf. Tel voetballen, trainingshesjes, pionnen, fluitjes en scoreborden na, zodat ontbrekend materiaal nog kan worden geregeld voordat de teams starten.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Zet bij regen eerst tenten en droge opslag klaar en houd gekoelde producten tot het buffet in koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een seizoensafsluiting?: Leg datum, locatie en sportvelden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en open de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de afsluiting het deelnemersaantal kunt bevestigen.
Wanneer maak je de teamindeling voor een seizoensafsluiting?: Maak de teamindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en deelnemers definitief zijn bevestigd. Publiceer teams en wedstrijdschema bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf, zodat iedereen weet waar en wanneer hij moet starten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een seizoensafsluiting?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van tenten, tafels, stoelen, velden, buffet en techniek. Laat materiaal en leveringen de dag ervoor controleren, zodat de opbouw niet stilvalt door ontbrekende spullen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een seizoensafsluiting?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de ochtend zelf. Zet dranken en andere gekoelde producten direct in koelboxen of een andere gekoelde opslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.