Organiser une clôture de saison, étape par étape

Une clôture de saison réunit généralement des compétitions, un repas convivial et un temps de remerciement. Pour éviter les changements de dernière minute, commence par fixer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions. Le nombre de participants déterminera les équipes, les quantités à acheter, les tables et le matériel sportif. La dernière semaine sert à confirmer les présences, vérifier la météo et transmettre les informations pratiques ; le jour même, installe d’abord les zones de jeu, puis le buffet et les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les terrains de sport
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Préparer le programme et les compétitions
2 personnes
8
Confirmer définitivement les participants
9
Publier la composition des équipes
10
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
11
Commander les prix et les remerciements
12
Vérifier les prévisions météo
13
Informer les participants des aspects pratiques
14
Faire les courses
3 personnes
15
Stocker les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
16
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
17
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
18
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
19
Monter les tentes et les tables
5 personnes
20
Installer les chaises et le buffet
4 personnes
21
Installer les barbecues et les glacières
3 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
24
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
25
Mettre en place le buffet et les boissons
4 personnes
26
Préparer la liste des participants et les bracelets
2 personnes

Événement

27
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
28
Assurer le mot de bienvenue
29
Encadrer les activités sportives
4 personnes
30
Suivre les résultats
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir les amuse-bouches
3 personnes
33
Allumer le barbecue
2 personnes
34
Préparer le barbecue
3 personnes
35
Réapprovisionner le buffet barbecue
3 personnes
36
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
37
Remettre les prix
2 personnes
38
Fournir la musique

Suivi

39
Démonter le buffet et le bar
4 personnes
40
Collecter et trier les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
43
Nettoyer le lieu
5 personnes
44
Vérifier les terrains de sport
3 personnes
45
Inventorier le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Faire sécher les glacières et les tentes
2 personnes
48
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Pincesqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Chasubles d’entraînementqté 30
Cônesqté 40
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Médailles ou lots de prixqté 12

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Bannière saisonnièreqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Ruban de balisageqté 2
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les terrains avant d’envoyer les invitations. Prévois au moins 3 à 4 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Arrête les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis confirme définitivement les participants. Publie la composition des équipes seulement après cette vérification, afin d’éviter de refaire les tableaux et les récompenses.
Calcule les achats à partir du nombre confirmé de personnes, y compris les boissons, la vaisselle réutilisable, les glaçons et les portions pour le barbecue. Les besoins alimentaires oubliés sont plus difficiles à corriger le jour même.
Vérifie la météo 48 à 72 heures avant la clôture de saison et préviens les participants des horaires, de l’accès, des vêtements à prévoir et du déroulement. Les tentes, glacières et rallonges doivent être prêtes avant l’arrivée du groupe.
Le jour J, installe les terrains et teste la sonorisation et l’éclairage avant de monter le buffet. Prévois une personne pour les inscriptions ou les imprévus pendant que l’équipe d’organisation prépare les barbecues et les boissons.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une clôture de saison ?: Ouvre-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde ensuite une période de 3 à 5 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les allergies et confirmer les besoins alimentaires.
Quand confirmer définitivement les participants ?: Fais la confirmation définitive environ 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’ajuster les équipes, les achats, les récompenses et la disposition des tables.
Quand vérifier la météo pour une clôture de saison en extérieur ?: Consulte les prévisions une première fois 5 à 7 jours avant, puis à nouveau 48 à 72 heures avant. Cette dernière vérification permet de confirmer les tentes, les zones couvertes et les informations envoyées aux participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?: Prévois au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants pour monter les tentes et les tables, délimiter les terrains, installer le buffet et tester la musique. Ajoute une personne dédiée aux derniers contrôles des toilettes, des glacières et du matériel sportif.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.