Cómo organizar un cierre de temporada deportivo

Un cierre de temporada combina competiciones, una comida informal y un momento de reconocimiento, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los campos; después gestiona las inscripciones y prepara el programa. En la última semana debes confirmar participantes, equipos, compras y previsión meteorológica. El día anterior, deja listas las bebidas, los premios y el material deportivo para dedicar la jornada al montaje y a recibir a los asistentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Reservar campos deportivos
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir inscripciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Crear el programa y las competiciones
2 personas
8
Confirmar definitivamente a los participantes
9
Publicar la distribución de equipos
10
Planificar entregas y compras
2 personas
11
Encargar premios y obsequios de agradecimiento
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Informar a los participantes sobre los aspectos prácticos
14
Hacer la compra
3 personas
15
Guardar las bebidas y los productos refrigerados
2 personas
16
Comprobar el material deportivo
2 personas
17
Preparar premios y materiales
2 personas
18
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
19
Montar carpas y mesas
5 personas
20
Montar las sillas y el bufé
4 personas
21
Colocar la barbacoa y las neveras portátiles
3 personas
22
Colgar la decoración
3 personas
23
Delimitar los campos deportivos
3 personas
24
Probar la música y la iluminación
2 personas
25
Preparar el buffet y las bebidas
4 personas
26
Preparar la lista de participantes y las pulseras
2 personas

Evento

27
Atender la mesa de recepción
2 personas
28
Dar la bienvenida
29
Coordinar actividades deportivas
4 personas
30
Llevar los resultados
2 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Servir aperitivos
3 personas
33
Encender la barbacoa
2 personas
34
Preparar la barbacoa
3 personas
35
Reponer el buffet de barbacoa
3 personas
36
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
37
Entregar premios
2 personas
38
Proporcionar la música

Seguimiento

39
Desmontar el bufé y el bar
4 personas
40
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
41
Lavar la vajilla
3 personas
42
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
43
Limpiar el lugar
5 personas
44
Revisar los campos deportivos
3 personas
45
Inventariar materiales
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas
47
Secar neveras portátiles y carpas
2 personas
48
Guardar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 100
Cubiertoscant. 80
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6

Equipo

Barbacoascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cafetera
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Chalecos de entrenamientocant. 30
Conoscant. 40
Silbatoscant. 6
Marcadorescant. 4
Medallas o juegos de premioscant. 12

Decoración

Banderas del clubcant. 8
Banner de temporadacant. 2
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de exteriorcant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y reserva los campos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para reunir participantes, recoger preferencias dietéticas y preparar las competiciones.
Envía la información práctica cuando publiques las inscripciones y vuelve a confirmarla 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el programa, la distribución de equipos y cualquier indicación sobre la comida.
Haz la compra después de confirmar definitivamente la asistencia y las dietas. Guarda las bebidas y los productos refrigerados con antelación, y calcula las cantidades según el número final de participantes, no según las invitaciones enviadas.
Prepara por separado los premios, medallas, marcadores, chalecos, conos y balones. Comprueba este material el día anterior: buscarlo mientras se montan los campos suele retrasar el inicio de las competiciones.
Reserva varias horas para el montaje del día: primero carpas, mesas y sillas; después barbacoa, neveras y bufé; por último decoración, música e iluminación. Comprueba también los baños, las papeleras y los alargadores antes de que llegue el primer equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cierre de temporada?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar campos deportivos y encargar premios. Cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes para poder formar equipos y calcular la comida.
¿Cuándo se deben confirmar los equipos y publicar el programa?: Confirma definitivamente a los participantes entre 7 y 10 días antes. Publica la distribución de equipos y el programa unos 5 días antes, cuando ya tengas controladas las bajas y las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día anterior al cierre de temporada?: Deja preparados los premios, los obsequios, el material deportivo y la decoración. También conviene enfriar las bebidas y revisar altavoces, micrófono, cables, barbacoas y neveras portátiles el día anterior.
¿Cómo organizar la comida de un cierre de temporada?: Calcula la compra con la lista final de asistentes y recoge las dietas al cerrar las inscripciones. Monta el bufé y las bebidas después de colocar mesas, sillas y neveras, y mantén los productos refrigerados hasta el momento de servirlos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.