Zo organiseer je een segwaytour zonder last-minute gedoe

Begin met het aantal deelnemers en reserveer daarna de Segways, helmen en begeleide tour. Leg tegelijk het startpunt, de route en een eetlocatie vast, want die bepalen de planning van de dag. Verzamel dieetwensen en ondertekende vrijwaringen vóór vertrek en stuur deelnemers duidelijke informatie over tijd, kleding en bereikbaarheid. Plan daarnaast een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een veiligheidsinstructie en oefenen op afgesloten terrein voordat de groep de route op gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Segways reserveren
3
Route en startpunt vastleggen
4
Eetlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanbetaling controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatief programma bevestigen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Routekaarten printen
14
Deelnemers telefonisch nabellen
15
Dranken koelen
16
Lunchpakketten samenstellen
2 personen

Event

17
Startpunt klaarzetten
2 personen
18
Segways en helmen controleren
2 personen
19
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
20
Deelnemers ontvangen
2 personen
21
Aanwezigheid registreren
22
Vrijwaringen laten ondertekenen
23
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
24
Oefenen op afgesloten terrein
2 personen
25
Segwaytour begeleiden
2 personen
26
Fotomoment tijdens de tour
27
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
28
Segways veilig parkeren
2 personen
29
Lunchpakketten serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Avondprogramma begeleiden
2 personen
32
Afval tussentijds verzamelen
33
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

34
Materialen verzamelen
2 personen
35
Afval wegbrengen
36
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
37
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
38
Startpunt schoon opleveren
2 personen
39
Openstaande betalingen afhandelen
40
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Segwaysaantal 12
Reservehelmaantal 2
Kniebeschermersaantal 12
Elleboogbeschermersaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 14
Verkeerskegelsaantal 8
Routekaartenaantal 14
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 4
EHBO-set

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Picknickkleedaantal 4
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bordenaantal 14
Herbruikbaar bestekaantal 14
Servettenaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Waterkannenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8

Tips

Reserveer de Segways zodra je een voorlopige deelnemerslijst hebt. Houd één reservehelm en passende beschermers achter de hand voor onverwachte maatproblemen of extra deelnemers.
Plan de ontvangst minimaal 30 minuten vóór vertrek. Gebruik die tijd voor aanwezigheid, vrijwaringen, helmcontrole en het verzamelen van telefoons of andere spullen die tijdens het rijden niet veilig zijn.
Laat deelnemers uiterlijk een week vooraf weten waar het startpunt is, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wat ze aantrekken. Bel ontbrekende aanmeldingen twee tot drie dagen voor de tour na.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Bevestig vooraf een alternatief programma, zodat je bij regen of harde wind niet nog een locatie en communicatie hoeft te regelen.
Maak de catering passend bij de route en het tijdschema. Koel dranken vooraf, stel lunchpakketten samen en neem water mee; reken voor een actieve ochtend op minstens één fles water per deelnemer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een segwaytour reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral voor groepen. Dan heb je nog tijd om de deelnemerslijst, route, eetlocatie en aanbetaling te regelen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een segwaytour?: Plan naast de tour zelf minstens 30 minuten voor ontvangst en registratie, 20 tot 30 minuten voor de veiligheidsinstructie en oefening, en 15 minuten voor het afronden. Reken daardoor op ongeveer 1 tot 1,5 uur extra naast de rijtijd.
Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens een segwaytour?: Leg uiterlijk een week vooraf een alternatief programma vast en bepaal 48 uur vooraf wie de beslissing neemt. Controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf en informeer alle deelnemers direct als het programma wijzigt.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor de lunch?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de tour. Controleer de lijst daarna nog één keer bij het samenstellen van de lunchpakketten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.