Organiser une Fête de la science étape par étape

Commencez par confirmer la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Construisez ensuite un programme réaliste autour de quelques expériences, avec des consignes imprimées et une règle de sécurité pour chaque atelier. La préparation matérielle vient après : mesures, stations, tables, boissons, encas et tests techniques. Le jour J, prévoyez un accueil séparé du premier atelier afin d’éviter les files et les démarrages désordonnés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir le programme et le planning
2 personnes
6
Sélectionner les expériences
2 personnes
7
Imprimer les consignes de l’expérience
8
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
9
Répartir les stations de dégustation
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Faire les courses
3 personnes
12
Vérifier le matériel
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Préparer les en-cas
4 personnes
15
Mesurer le matériel d'essai
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer les stands de dégustation
4 personnes
18
Suspendre la décoration
3 personnes
19
Tester le matériel sonore
2 personnes
20
Installer la table d’inscription
2 personnes
21
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
22
Régler la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
3 personnes
24
Présenter le programme
25
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
26
Encadrer les stations de dégustation
6 personnes
27
Réapprovisionner le matériel
3 personnes
28
Recueillir les résultats et les questions
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Évacuer les déchets entre-temps
2 personnes
32
Animer le programme de la pause
2 personnes
33
Assurer la remise des prix
2 personnes
34
Couper et servir le gâteau
3 personnes
35
Superviser la dernière série d’essais
4 personnes
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Trier les échantillons
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer l’espace
4 personnes
41
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Ranger le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Ranger les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 65
Tabourets de barqté 4
Housses de nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 12
Cuillères doseusesqté 8
Saladiersqté 12
Louchesqté 6
Balance de cuisineqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Plaques de cuissonqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Étiquettes de prixqté 12
Chronomètresqté 12
Minuteurs de cuisineqté 6
Lampes de pocheqté 8

Science

Éprouvettes en plastiqueqté 12
Tubes à essai en plastiqueqté 40
Portoirs à tubes à essaiqté 8
Pipettesqté 40
Loupesqté 20
Entonnoirs en plastiqueqté 12
Thermomètres numériquesqté 6
Lunettes de protectionqté 70
Tabliers réutilisablesqté 20
Bacs d’essai en plastiqueqté 20
Aimantsqté 30
Cuillères doseuses en plastiqueqté 30

Décoration

Ballons thématiquesqté 100
Guirlandesqté 8
Numéros de tableqté 12
Étiquettes nominativesqté 80
Autocollants flèchesqté 30
Sets de table jetablesqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gants résistants à la chaleurqté 6
Tapis antidérapantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez les inscriptions au moins 10 jours avant la Fête de la science. Vous aurez le temps de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de boissons, d’encas et de matériel.
Limitez chaque expérience à une consigne courte et imprimée, puis testez-la entièrement avant l’installation. Mesurez les produits à l’avance pour éviter que les participants attendent devant une balance ou des verres doseurs.
Répartissez les participants par stations plutôt que de faire une seule démonstration longue. Prévoyez un chronomètre par rotation et gardez quelques minutes entre deux groupes pour remettre les tubes, éprouvettes et portoirs en place.
Préparez la sécurité avant la décoration et la musique. Vérifiez les multiprises, rallonges, plaques de cuisson et bouilloires, puis placez le matériel de sécurité à portée de main de chaque atelier.
Installez la table d’inscription près de l’entrée et affichez le programme avant l’arrivée du premier groupe. Accueillez les participants, présentez les règles de sécurité et expliquez le fonctionnement des stations en moins de 5 minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Fête de la science ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour confirmer le lieu, choisir les expériences, réserver ce qui doit l’être et envoyer les invitations. Bloquez les 3 derniers jours pour les courses, la vérification du matériel et les préparatifs alimentaires.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les idéalement 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les groupes et de calculer les quantités sans commander au dernier moment.
Combien d’expériences prévoir pour une Fête de la science ?: Prévoyez 3 à 5 expériences pour une séance de 2 heures, selon le nombre de participants et la durée de chaque rotation. Une station doit pouvoir être remise en état en 5 à 10 minutes entre deux groupes.
Quand installer les tables et tester le matériel ?: Installez les tables, les stations et la table d’inscription le jour même, au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez les haut-parleurs, l’éclairage, les bouilloires, les plaques et les rallonges avant l’ouverture des portes.

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