Een schoolrun organiseren: zo pak je het aan

Een schoolrun organiseren begint niet bij startnummers of medailles, maar bij toestemming, een veilige route en duidelijke afspraken met de school. Leg eerst de datum, afstanden en deelnemerscategorieën vast. Controleer daarna de route op locatie en regel op tijd vergunningen, verkeersmaatregelen en EHBO. Pas wanneer de inschrijvingen lopen, maak je startlijsten, deel je vrijwilligers in en bereid je de start- en finishzones voor. Zo voorkom je dat praktische zaken op de wedstrijddag nog moeten worden uitgezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum vastleggen
2 personen
2
Schooldirectie goedkeuring vragen
2 personen
3
Hardlooproute bepalen
3 personen
4
Route op locatie controleren
3 personen
5
Routevergunning aanvragen
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
Locatie en lokalen reserveren
8
Start- en finishzones indelen
3 personen
9
Afstanden vaststellen
2 personen
10
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
11
Inschrijfformulier maken
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
3 personen
13
Inschrijvingen openen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
2 personen
16
Toestemmingen controleren
2 personen
17
Startnummers samenstellen
3 personen
18
Startlijsten afdrukken
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
3 personen
20
Vrijwilligers informeren
2 personen
21
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
22
EHBO-team instrueren
2 personen
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Wedstrijdregels publiceren
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Startnummers sorteren
3 personen
28
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen

Event

29
Route uitzetten
8 personen
30
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
31
Tenten opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
33
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
34
Inschrijftafels inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Waterpost inrichten
3 personen
38
EHBO-post inrichten
2 personen
39
Kleedruimtes openen
2 personen
40
Startnummers uitdelen
4 personen
41
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
42
Deelnemers naar startvakken sturen
4 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Startsein geven
2 personen
45
Doorgang bij kruispunten bewaken
8 personen
46
Deelnemers onderweg begeleiden
10 personen
47
Finishregistratie bijhouden
4 personen
48
Finishers medailles geven
4 personen
49
Water uitdelen
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Fruit en snacks serveren
4 personen
52
Deelnemers opvangen
4 personen
53
EHBO verlenen
2 personen
54
Uitslagen controleren
3 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
57
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

58
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
59
Routeborden ophalen
4 personen
60
Tenten afbreken
6 personen
61
Meubilair opruimen
5 personen
62
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
63
Afval verzamelen
6 personen
64
Sanitair en lokalen schoonmaken
4 personen
65
Servies en materialen reinigen
4 personen
66
Overgebleven eten koelen
2 personen
67
Materialen tellen en controleren
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Start- en finishgegevens archiveren
2 personen
70
Uitslagen met deelnemers delen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 400
Startnummerbandjesaantal 400
Medaillesaantal 400
Routepijlenaantal 50
Kilometerbordjesaantal 10
Markeerkegelsaantal 80
Lintenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 30
Startpistool
Finishboog
EHBO-koffersaantal 3
IJscompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Waterdispensersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de schooldirectie eerst om goedkeuring en leg daarna de datum vast. Regel routevergunningen en verkeersmaatregelen zodra de route definitief is; wacht daar niet mee tot de inschrijvingen sluiten.
Controleer de volledige route lopend of fietsend op locatie. Noteer waar routepijlen, kilometerbordjes, markeerkegels, afzethekken en verkeersregelaars nodig zijn, zodat kruisingen en afslagen niet onduidelijk blijven.
Open de inschrijving pas nadat afstanden, categorieën, wedstrijdregels en toestemmingen duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen meteen met het inschrijfformulier en controleer de aanmeldingen wekelijks.
Maak de startlijsten en startnummers niet pas op de ochtend zelf. Plan het afdrukken enkele dagen vooraf en leg startnummerbandjes, klemborden en stopwatches per post klaar.
Geef vrijwilligers, verkeersregelaars en het EHBO-team een korte briefing met hun post, aankomsttijd en telefoonnummer. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra drinkpunten of aangepaste maatregelen nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolrun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor goedkeuring van de school, een routevergunning, verkeersmaatregelen, inschrijvingen en het indelen van vrijwilligers.
Wanneer moet je een vergunning voor een schoolrun aanvragen?: Vraag de routevergunning aan zodra de route definitief is, meestal minimaal 6 tot 8 weken voor de schoolrun. Controleer tegelijk welke verkeersmaatregelen en inzet van verkeersregelaars nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolrun?: Reken minimaal op één vrijwilliger per kruising of routepost, plus aparte mensen voor inschrijving, start, finish en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, nadat het deelnemersaantal bekend is.
Wanneer maak je de startlijsten en startnummers?: Verwerk de laatste aanmeldingen ongeveer 3 tot 5 dagen voor de schoolrun. Druk daarna de startlijsten en startnummers af, zodat wijzigingen en ontbrekende toestemmingen nog kunnen worden gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.