Zo organiseer je een schoolbarbecue zonder last-minute chaos

Begin een schoolbarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal deelnemers en hun dieetwensen. Werk daarna toe naar een definitieve gastenlijst, reserveringen en een terreinindeling met aparte plekken voor inschrijven, eten, barbecueën en zitten. Bevestig leveringen enkele dagen vooraf en controleer materiaal, stroom en verlichting. Op de dag zelf bereid je porties en marinades eerder voor, zodat de barbecues bij aanvang direct kunnen draaien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Reserveringen maken
6
Leveringen bevestigen
7
Indeling van terrein maken
2 personen
8
Allergenenlijst opstellen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Vlees en groente portioneren
3 personen
12
Marinades voorbereiden
2 personen
13
Vegetarische producten apart zetten
2 personen
14
Servies en materialen controleren
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Terrein controleren
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en banken opstellen
4 personen
19
Barbecueplaatsen inrichten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Licht en stroom aansluiten
2 personen
22
Buffettafels dekken
3 personen
23
Sauzen en salades klaarzetten
3 personen
24
Barbecues aansteken
2 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Briefing van vrijwilligers
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Dranken uitgeven
2 personen
29
Barbecueën
4 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval en tafels controleren
2 personen
33
Servies verzamelen
3 personen
34
Barbecues veilig uitschakelen
2 personen

Nazorg

35
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
37
Tafels en banken afbreken
4 personen
38
Terrein schoonmaken
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Materialen inventariseren
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsetsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speaker
Stekkerdozenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Vleesthermometersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks¬messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Flesopenersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer per persoon dieetwensen en allergenen. Maak daarna één definitieve lijst voor inkopen, naamkaartjes en de allergeneninformatie.
Plan de terreinindeling minstens 5 dagen vooraf. Houd barbecueplaatsen uit de looproute en zet buffettafels, inschrijftafel en zitplaatsen zo neer dat wachtrijen elkaar niet kruisen.
Verdeel vlees, groente en vegetarische producten vóór de start in afzonderlijke bakken. Gebruik aparte snijplanken, serveertangen en schalen voor vegetarisch eten en allergene producten.
Controleer 2 dagen vooraf alle gehuurde en aanwezige materialen: minstens 2 verlenghaspels, voldoende stekkerdozen, werkende verlichting en een vleesthermometer per barbecueplaats.
Koel dranken uiterlijk 4 uur voor de ontvangst in koelboxen en steek de barbecues ongeveer 30 minuten voor het geplande eetmoment aan. Zet sauzen, salades en serveerbestek pas neer wanneer de buffettafels klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een schoolbarbecue?: Start minstens 4 weken van tevoren met uitnodigingen en reserveringen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je nog tijd hebt voor dieetwensen, inkopen en de definitieve indeling.
Wanneer moet je de boodschappen voor een schoolbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, groente en gekoelde producten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf. Koel de dranken minimaal 4 uur voor aanvang.
Hoe voorkom je allergieproblemen bij een schoolbarbecue?: Verzamel allergieën bij de aanmelding en maak uiterlijk 5 dagen vooraf een allergenenlijst. Zet vegetarische en allergenenvrije producten apart en gebruik daarvoor eigen snijplanken, tangen en serveerschalen.
Hoeveel tijd heb je nodig om het terrein klaar te zetten?: Reserveer 3 uur voor partytenten, tafels, banken, barbecueplaatsen, licht, stroom en versiering. Plan daarna nog 30 minuten voor de inschrijftafel, het buffet en de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.