Zo organiseer je een schoolbarbecue zonder last-minute stress

Begin met het verwachte aantal aanwezigen, want dat bepaalt de porties, tafels, stoelen, barbecues en koelruimte. Bevestig daarna datum en locatie, verstuur uitnodigingen en verzamel tegelijk dieetwensen en vegetarische aanmeldingen. Plan de boodschappen en reserveringen pas nadat je de aanmeldingen hebt gecontroleerd. Bereid salades, groenten en marinades vooraf; op de dag zelf draait het vooral om koelen, opbouwen en een logische doorstroom langs buffet en barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen controleren
2 personen
6
Aantal vegetarische porties bepalen
7
Reserveringen maken
8
Weersvoorspelling controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
12
Materialen verzamelen
3 personen
13
Barbecue controleren
2 personen
14
Eten gekoeld bewaren
2 personen
15
Vlees marineren
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
3 personen
17
Salades voorbereiden
3 personen
18
Brood en bijgerechten klaarzetten
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Locatie inspecteren
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Barbecue opstellen
3 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
27
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
28
Afvalpunten inrichten
2 personen
29
Handwaspunt klaarzetten
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Dranken uitgeven
2 personen
33
Barbecue aansteken
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Vlees en groenten grillen
4 personen
36
Buffet bijvullen
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afval en tafels controleren
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Restanten veilig koelen
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Barbecue laten afkoelen
2 personen
43
Eten en dranken opruimen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Barbecue schoonmaken
2 personen
50
Materialen controleren
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 75
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Kwastenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Bewaarbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpompenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Sponsjesaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de barbecue af en controleer daarna het totaal nog één keer. Gebruik dat aantal voor vegetarische porties, servies, stoelen en drank; losse mondelinge toezeggingen zorgen vaak voor tekorten.
Controleer de weersvoorspelling uiterlijk 48 uur vooraf. Regel partytenten en een binnenalternatief voordat je boodschappen doet, zodat regen niet pas tijdens de opbouw een probleem wordt.
Koel dranken en eten gescheiden op. Vul de koelboxen met koelelementen voordat de gasten komen en zet bederfelijke salades, vlees en gesneden groenten niet al uren op tafel.
Maak de barbecue, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw compleet. Test de apparatuur op de locatie en houd kabels uit looproutes; een ontbrekend onderdeel merk je anders pas wanneer het vuur al aan is.
Zet het buffet, de drankentafel en afvalpunten vóór de eerste barbecuegang klaar. Leg herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek aan het begin van de route en controleer na ongeveer 30 minuten of aanvulling nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement en gebruik het definitieve aantal voor eten, drinken en materiaal.
Hoeveel vegetarische porties heb ik nodig voor een schoolbarbecue?: Neem het aantal opgegeven vegetarische deelnemers als basis en bereid minimaal 1 portie per persoon. Controleer de dieetwensen opnieuw na de aanmelddeadline, omdat kinderen of ouders soms later nog wijzigingen doorgeven.
Wanneer moet ik het eten voor een schoolbarbecue voorbereiden?: Was en snijd groenten en bereid salades bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Marineer vlees vooraf, maar bewaar vlees, salades en gesneden groenten gekoeld tot vlak voor het serveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een schoolbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor locatiecontrole, tafels, stoelen, partytenten, verlichting en versiering. Test de barbecue en stroomvoorziening vóór de gasten arriveren en reserveer daarna nog tijd om buffet, drank en servies neer te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.