Zo organiseer je een schilderijententoonstelling

Begin niet met de opening, maar met de ruimte en de werken. Leg eerst de tentoonstellingsdatum vast, inventariseer kunstenaars en schilderijen en noteer per werk de afmetingen. Daarna maak je de wandindeling, regel je transport en werk je de publieksinformatie uit. Pas wanneer bijschriften, prijslijst, verkoopprocedure en openingstijden klaar zijn, kun je uitnodigingen versturen. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, duidelijke ontvangst en veilig terugbrengen van de kunst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositieruimte reserveren
2
Tentoonstellingsdatum vastleggen
3
Kunstenaars en werken inventariseren
2 personen
4
Afmetingen van werken noteren
2 personen
5
Wandindeling maken
2 personen
6
Openingstijden publiceren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
12
Bijschriften schrijven
2 personen
13
Bijschriften controleren
2 personen
14
Prijslijst samenstellen
15
Verkoopprocedure bepalen
2 personen
16
Betaalmogelijkheden controleren
17
Promotiebericht publiceren
18
Catering bestellen
19
Vrijwilligers indelen
20
Kunsttransport plannen
2 personen
21
Schadeformulieren voorbereiden
22
Gastenlijst afdrukken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
25
Ruimte controleren
2 personen
26
Wanden beschermen
2 personen
27
Schilderijen ophangen
3 personen
28
Schilderijen rechtzetten
2 personen
29
Bijschriften plaatsen
2 personen
30
Verlichting afstellen
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Gastenregistratie klaarzetten
37
Verkooptafel inrichten
2 personen
38
Routebordjes plaatsen
39
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

40
Gasten ontvangen
3 personen
41
Aanmeldingen registreren
2 personen
42
Garderobe beheren
43
Rondleiding begeleiden
2 personen
44
Kunstenaars introduceren
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Verkoopinformatie verstrekken
48
Aankopen registreren
49
Toezicht houden op de expositie
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Afvalbakken legen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

53
Kassa afsluiten
2 personen
54
Kunstwerken controleren
2 personen
55
Schilderijen afnemen
2 personen
56
Schilderijen veilig verpakken
3 personen
57
Expositiemateriaal demonteren
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Ruimte schoonmaken
3 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
63
Schadeformulieren archiveren
64
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangstbalie
Garderoberek
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pinapparaat
Laddersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Transportkarrenaantal 2
Fotocamera

Servies

Wijnglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Decoratie

Wandlabelsaantal 40
Tentoonstellingsbord
Routebordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kleefhakenaantal 30
Linten voor afzettingaantal 2

Verlichting

Expositiespotsaantal 12
Ledlampenaantal 6

Keuken

Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de beschikbare wanden op voordat je de indeling maakt. Houd per schilderij rekening met de lijstmaat, ophanghoogte en ruimte tussen werken; controleer de definitieve indeling minstens één keer met de echte afmetingen.
Verzamel kunstenaarsinformatie en schrijf bijschriften niet pas tijdens de opbouw. Laat de teksten vooraf controleren en zorg dat naam, titel, materiaal en eventuele prijs overal hetzelfde zijn.
Leg de verkoopprocedure uiterlijk een week voor de opening vast. Controleer dan ook het pinapparaat, de betaalmogelijkheden en wie verkopen registreert, zodat bezoekers niet bij de ontvangstbalie hoeven te wachten.
Plan kunsttransport met tijd voor schadecontrole. Gebruik transportkarren waar mogelijk, bereid schadeformulieren voor en laat bij aankomst de staat van elk werk vastleggen voordat het wordt opgehangen.
Maak voor de openingsdag een tijdschema met aparte blokken voor inrichting, techniek en ontvangst. Controleer onder meer verlichting, verlengsnoeren, routebordjes, garderobe, catering en de gastenlijst voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schilderijententoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de expositieruimte, leg de datum vast en verzamel de gegevens van kunstenaars en werken; plan transport en de definitieve opbouw in de laatste 1 à 2 weken.
Hoe maak je een goede wandindeling voor een schilderijententoonstelling?: Noteer eerst alle afmetingen en teken de beschikbare wanden op schaal. Plan doorgaans 10 tot 20 centimeter ruimte tussen werken en controleer de indeling uiterlijk een week voor de opening met de werkelijke maten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schilderijententoonstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de opening. Geef genodigden minimaal 10 dagen om zich aan te melden en verzamel dieetwensen voordat je catering definitief bestelt.
Wat moet je op de dag van de tentoonstelling controleren?: Plan de eindcontrole 1 tot 2 uur vóór opening. Controleer dan de ophanging, bijschriften, expositiespots, betaalmogelijkheden, gastenlijst, routebordjes, catering en de veilige doorgang door de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.