Zo organiseer je een schapenkeuring

Een schapenkeuring organiseren begint niet met het klaarzetten van de ring, maar met het vastleggen van het reglement, de keurmeester en de dierenarts. Daarna richt je de inschrijving en klassenindeling zo in dat deelnemers op tijd weten waar ze moeten zijn. Op de dag zelf draaien registratie, dierenverzorging, publieksstroom en beoordeling naast elkaar. Met een duidelijke planning voor hokken, stro, startnummers, vrijwilligers en catering voorkom je de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Keuringsreglement controleren
2 personen
3
Keurmeester vastleggen
4
Dierenarts vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
10
Klassenindeling maken
2 personen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Prijzen en bekers bestellen
13
Catering reserveren
14
Parkeerindeling maken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Startnummers printen
20
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
21
Borden en routepijlen maken
2 personen
22
Koelwaren gekoeld zetten
23
Terrein schoon en veilig maken
3 personen
24
Keuringsring uitzetten
4 personen
25
Hokken en stro klaarzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Keurmeestertafel inrichten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
32
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Dieren aanmelden
3 personen
35
Dierenpapieren controleren
2 personen
36
Schapen naar hokken begeleiden
4 personen
37
Publiek ontvangen
3 personen
38
Opening aankondigen
39
Klassen omroepen
40
Schapen naar de ring begeleiden
4 personen
41
Keuringsresultaten registreren
2 personen
42
Dieren veilig terugbrengen
4 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Dierenwelzijn controleren
2 personen
49
Uitslagen controleren
2 personen
50
Prijzen uitreiken
3 personen
51
Afscheid aankondigen
52
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen

Nazorg

53
Schapen uitchecken
3 personen
54
Hokken leeghalen
4 personen
55
Keuringsring afbreken
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
57
Catering opruimen
2 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Terrein schoonmaken
4 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Materialen tellen en opslaan
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Uitslagen publiceren
64
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Dierenbenodigdheden

Schapenhokkenaantal 30
Hekpanelenaantal 40
Hekdeurenaantal 6
Drinkbakkenaantal 30
Voerbakkenaantal 20
Hooinettenaantal 15
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Touwlijnenaantal 20
Dierenborstelsaantal 12
Halstersaantal 20
Strobalenaantal 20
Waterbakken voor publiekaantal 4

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Handlampenaantal 6

Servies

Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 3
Kokskeukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Startnummerbordenaantal 30
Routepijlenaantal 12
Klassenbordenaantal 10
Prijslintjesaantal 30
Bekersaantal 10
Lintenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectiestationsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het keuringsreglement, de klassen en de sluitingsdatum voor inschrijving minstens 6 weken vooraf vast. Zo kun je de deelnemerslijst, startnummers en klassenindeling tijdig afronden.
Plan de keurmeester en dierenarts vóór je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 8 weken vooraf. Hun beschikbaarheid bepaalt de definitieve dagindeling en wat je deelnemers kunt beloven.
Maak de parkeerindeling en route naar registratie uiterlijk 1 week vooraf. Zet op de dag zelf duidelijke borden en routepijlen neer, zodat deelnemers met dieren niet hoeven te zoeken of kruisen met bezoekersstromen.
Zet hokken, hekpanelen, hekdeuren en stro vóór de eerste aankomst klaar en controleer per hok drink- en voerbakken. Houd kruiwagens, hooivorken en scheppen direct bij de dierenverblijven; die worden vaak pas gemist als de eerste dieren al binnen zijn.
Maak naast de deelnemersplanning een apart vrijwilligersrooster met overdrachtsmomenten van 2 tot 3 uur. Controleer de avond ervoor ook geluidsset, draadloze microfoons, verlengkabels, stekkerdozen, koelwaren en warmhoudkannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schapenkeuring organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, locatie, keuringsreglement, keurmeester en dierenarts. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat; plan de definitieve deelnemerslijst en klassenindeling uiterlijk 1 week voor de keuring.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een schapenkeuring?: Sluit de inschrijving meestal 2 tot 3 weken voor de keuring. Daarmee houd je nog 7 tot 14 dagen over voor het verwerken van aanmeldingen, verzamelen van dieetwensen, toewijzen van startnummers en maken van de deelnemersmappen.
Wat moet je klaarzetten voor schapen op een keuring?: Zet per hok veilige hekpanelen en hekdeuren, stro, een drinkbak en een voerbak klaar. Leg daarnaast hooinetten, water, hooivorken, scheppen en kruiwagens klaar; controleer alles minimaal 1 dag vooraf en vul de bakken opnieuw vóór opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schapenkeuring?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor de ring, 1 voor de dieren en 1 voor publieks- of parkeerbegeleiding per actief tijdsblok. Bij meerdere klassen tegelijk plan je per extra ring of dierenstroom minstens 2 extra mensen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.