Zo organiseer je een schaatstocht

Begin ongeveer zes weken vooraf met de schaatslocatie, start- en finishplek en route. Controleer daarna of de route veilig en haalbaar is, regel materiaal en verzamel aanmeldingen met noodcontacten en dieetwensen. Sluit de deelnemerslijst op tijd af, zodat je schaatsen, helmen, eten en drinken kunt inkopen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke briefing, zichtbare routeborden en een startpunt waar deelnemers snel worden ontvangen en uitgerust.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Schaatslocatie reserveren
2
Start- en finishplek vastleggen
3
Schaatsroute controleren
2 personen
4
Route en veiligheidsinformatie opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Schaatsen en helmen reserveren
9
Deelnemerslijst afsluiten
10
Noodcontacten verzamelen
11
Routekaart afdrukken
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Schaatsmateriaal ophalen
2 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Soep en snacks klaarzetten
3 personen
19
Startpunt opbouwen
4 personen
20
Routeborden plaatsen
3 personen
21
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
22
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
4 personen
24
Schaatsen en helmen uitdelen
3 personen
25
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
26
Groepen indelen
2 personen
27
Voorste groep begeleiden
2 personen
28
Achterste groep begeleiden
2 personen
29
Routepost bemannen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Warme soep serveren
3 personen
32
Snacks serveren
2 personen
33
Deelnemers opvangen bij finish
3 personen
34
Schaatsen en helmen innemen
3 personen
35
Nachtverlichting controleren
2 personen
36
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Routeborden verwijderen
3 personen
38
Locatie opruimen
4 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Materiaal schoonmaken
3 personen
42
Huurmateriaal retourneren
2 personen
43
Restanten opruimen
2 personen
44
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Partytentaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Schaatsenaantal 50
Schaatshelmenaantal 50
Schaatsbeschermersaantal 50
Pionnenaantal 20
Routepijlenaantal 12
Touwafzettingaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 6
Clipboardsaantal 4
Balpennenaantal 20
Deelnemersbandjesaantal 60
Routekaartenaantal 60
Noodcontactformulierenaantal 60

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Soepketelsaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxen voor etenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens twee keer vooraf af: controleer ijsconditie, kruisingen, smalle stukken en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Markeer lastige punten met routepijlen, pionnen of touwafzetting.
Reserveer schaatsen en helmen op basis van de definitieve deelnemerslijst. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf af en noteer schoenmaten, zodat niemand bij de start moet wachten op passend materiaal.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf: starttijd, routeafstand, kledingadvies, bereikbaarheid, noodnummer en wat ze zelf moeten meenemen. Voeg een routekaart toe en vermeld waar de finish is.
Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en zet soep en snacks klaar voor na de tocht. Gebruik thermoskannen of soepketels en houd een aparte koelbox voor gekoelde dranken vrij.
Richt het startpunt minimaal 60 minuten voor vertrek in met een aanmeldtafel, deelnemersbandjes, clipboards en noodcontactformulieren. Leg EHBO-koffers, reddingsdekens, veiligheidshesjes en portofoons op een vaste plek en controleer zaklampen of hoofdlampen bij donker weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de locatie, route en start- en finishplek. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de tocht af.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een schaatstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een tocht van 20 deelnemers zijn dat 40 tot 60 drankjes, plus extra warme drank voor na afloop.
Wat moet ik deelnemers vooraf sturen voor een schaatstocht?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de routekaart, starttijd, locatie, veiligheidsinformatie, kledingadvies en een noodnummer. Vraag bij de aanmelding ook om een noodcontact en eventuele dieetwensen.
Hoe deel ik schaatsen en helmen uit bij de start?: Werk met een definitieve deelnemerslijst en deel materiaal per naam of deelnemersbandje uit. Reserveer minimaal 30 minuten voor het ophalen en passen; plan bij grotere groepen extra uitgiftepunten of helpers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.