Zo organiseer je een schaatsmarathon

Begin niet met de boodschappen, maar met de schaatsbaan, het wedstrijdreglement en de wedstrijdcategorieën. Daarna open je de inschrijving en leg je vast hoeveel deelnemers, vrijwilligers en technische ondersteuning nodig zijn. Tijdwaarneming, omroep en EHBO moeten ruim vóór de wedstrijddag bevestigd zijn. In de laatste week controleer je de ijsconditie, test je de tijdregistratie en maak je startnummers en deelnemersinformatie gereed.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Schaatsbaan reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Inschrijfformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Sponsoren benaderen
2 personen
7
Tijdwaarneming reserveren
8
Omroepinstallatie reserveren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
EHBO-bezetting bevestigen
13
Wedstrijdschema publiceren
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Startnummers toewijzen
2 personen
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Route en ijsconditie controleren
2 personen
20
Tijdregistratie testen
3 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Tenten opzetten
4 personen
28
Start- en finishzone markeren
3 personen
29
Publieksvakken afzetten
3 personen
30
Omroepinstallatie opbouwen
2 personen
31
Verlichting testen
2 personen
32
Tijdwaarneming installeren
3 personen
33
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
34
EHBO-tafel inrichten
2 personen
35
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
36
Koelboxen vullen
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Startpakketten klaarleggen
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
5 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Transponders uitgeven
2 personen
43
Schaatsen controleren
2 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Openingsbriefing geven
2 personen
46
Marathon starten
4 personen
47
Rondes registreren
4 personen
48
Tussenstanden publiceren
2 personen
49
Deelnemers en publiek informeren
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
IJszone vrijhouden
3 personen
55
Eerste hulp verlenen
2 personen
56
Transponders innemen
2 personen
57
Finish registreren
4 personen
58
Uitslag controleren
3 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Wedstrijdmaterialen demonteren
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Tenten afbreken
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Overgebleven eten opslaan
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Tafelkleedjesaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Thermoskannenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Draagbare koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 8
Tabletsaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Tijdtranspondersaantal 150
Rondetellersaantal 6
Rondebordenaantal 4
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 300
Barrièresaantal 20
Schaatsenslijpersaantal 2
Reservevetersaantal 30
Nooddekensaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJspriemenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 12
Richtingbordenaantal 10
Podiumbordjesaantal 3
Vlaggenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Opslagboxenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de schaatsbaan zodra je de datum en verwachte deelnemersaantallen kent. Plan daarnaast tijd voor een controle van de route en de ijsconditie, bij voorkeur uiterlijk in de laatste week.
Leg het reglement en de categorieën vast vóór je het inschrijfformulier opent. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet herindelen of wedstrijdinformatie moet corrigeren.
Behandel tijdwaarneming als een apart technisch onderdeel: reserveer de apparatuur en test de tijdregistratie vóór de wedstrijddag. Leg stopwatches, tijdtransponders, rondetellers en rondeborden als back-up klaar.
Maak de vrijwilligersindeling minimaal één week vooraf en bevestig de EHBO-bezetting. Geef posten bij de inschrijftafel, baan, tijdregistratie en catering elk een duidelijke verantwoordelijke.
Zet op de wedstrijddag de inschrijftafel, omroepinstallatie en catering ruim vóór de eerste start klaar. Controleer stroompunten, verlenghaspels en stekkerdozen voordat koffiezetapparaten, waterkokers en luidsprekers worden aangesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schaatsbaan reserveren?: Reserveer de baan zodra de datum, wedstrijdduur en verwachte groepsgrootte bekend zijn. Neem uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf contact op, zodat je nog ruimte hebt voor categorieën, opbouw en uitloop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schaatsmarathon?: Reken minimaal op één coördinator, één persoon voor de inschrijftafel, twee mensen voor tijdregistratie en één of meer baan- of rondetellers per wedstrijdbaan. Tel daar aparte bezetting voor EHBO en catering bij op en bevestig iedereen minstens 7 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie direct na het sluiten van de inschrijving en uiterlijk 7 dagen vóór de marathon. Vermeld starttijd, categorie, startnummer, wedstrijdregels, aanmeldplek en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schaatsmarathon?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, tenten, afzetting, omroep en de inschrijftafel. Test de tijdregistratie en microfoons vóór de deelnemers binnenkomen, bij voorkeur 60 minuten voor de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.