Organiser un marathon de patinage, étape par étape

Un marathon de patinage se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’ouverture de la patinoire. Commencez par réserver la glace, fixer le règlement et définir les catégories, puis construisez les inscriptions autour de ces décisions. Le chronométrage, les secours et les bénévoles doivent être confirmés avant de publier le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier la glace, les dossards, le matériel et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la patinoire
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Contacter les sponsors
2 personnes
7
Réserver le chronométrage
8
Réserver le système de sonorisation
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer le personnel de premiers secours
13
Publier le programme des matchs
14
Envoyer les informations aux participants
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Commander les prix et médailles
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Imprimer les dossards
2 personnes
19
Vérifier le parcours et l’état de la glace
2 personnes
20
Tester le chronométrage
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les courses au frais
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
29
Délimiter les zones du public
3 personnes
30
Installer le système de sonorisation
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Installer le système de chronométrage
3 personnes
33
Dégager les sorties de secours
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Remplir les glacières
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer les kits de départ
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
5 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Remettre les transpondeurs
2 personnes
43
Vérifier les patins
2 personnes
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
46
Lancer le marathon
4 personnes
47
Enregistrer les tours
4 personnes
48
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
49
Informer les participants et le public
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Dégager la zone de glace
3 personnes
55
Fournir les premiers secours
2 personnes
56
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
57
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
58
Vérifier les résultats
3 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Stocker les restes
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Thermosqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Glacières portablesqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Tablettesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Transpondeurs de chronométrageqté 150
Compteurs de tableqté 6
Assiettes rondesqté 4
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 300
Barrièresqté 20
Aiguiseuses de patinsqté 2
Lacets de rechangeqté 30
Couvertures de survieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de scèneqté 3
Drapeauxqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la patinoire et le chronométrage avant d’ouvrir les inscriptions : sans créneau de glace ni système de mesure confirmé, vous ne pouvez pas annoncer un horaire fiable.
Fixez le règlement et les catégories avant d’envoyer les invitations. Indiquez notamment la durée des courses, les conditions de participation et la façon dont les résultats seront calculés.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’épreuve. Vous pourrez ainsi organiser les bénévoles et prévoir les achats sans improviser.
Publiez le programme des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez les informations aux participants quelques jours avant le marathon. Attribuez les numéros de départ et imprimez les dossards avant l’installation.
Prévoyez un test complet du chronométrage et de la sonorisation avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi l’état de la glace, les barrières, le balisage, les talkies-walkies et la table d’inscription le jour du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de patinage ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la patinoire, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les vérifications techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon de patinage ?: Ouvrez le formulaire dès que le règlement, les catégories et le créneau de glace sont arrêtés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Fixez une date limite au moins 7 jours avant la course pour établir les matchs et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon de patinage ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par poste actif et une réserve de 10 à 20 % pour les pauses ou les absences. Répartissez les rôles avant la publication du programme : inscriptions, piste, chronométrage, ravitaillement et accueil.
Quand tester le chronométrage et préparer les dossards ?: Testez le chronométrage pendant le montage, avant la première course, et gardez un chronomètre de secours. Imprimez les dossards et préparez les numéros de départ 1 à 2 jours avant afin de corriger les doublons ou les changements d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.