Zo organiseer je een schaatsfeest zonder gedoe

Begin bij de ijsbaan en leg meteen datum, tijden, groepsgrootte en cateringmogelijkheden vast. Vraag bij de uitnodiging niet alleen om een aanmelding, maar ook om schaatsmaat, dieetwensen en contactgegevens. Plan daarna het programma, reserveer de juiste schaatsen en controleer route, parkeren en weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, een droge plek voor jassen en een duidelijke overgang tussen schaatsen, eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en ijsbaan reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens verzamelen
6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
7
Schaatsmaten inventariseren
8
Schaatsen reserveren
9
Catering bestellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Muziek afspeellijst samenstellen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers herinneren
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Route en parkeren controleren

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Garderobe inrichten
2 personen
23
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
24
Muziek installeren
2 personen
25
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Schaatsen uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
29
Schaatsactiviteiten begeleiden
4 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Groepsfoto maken
34
Schaatsen innemen
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Eten en drinken opruimen
3 personen
37
Meubilair afbreken
3 personen
38
Decoratie verwijderen
2 personen
39
Materialen schoonmaken
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval wegbrengen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Schaatsen retourneren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Vergeten spullen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Tangenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 2

Sportmateriaal

Schaatsenaantal 50
Schaatshelmenaantal 10
Schaatshulpenaantal 4
Pionnenaantal 12
Puckaantal 4
Hockeysticksaantal 8
Polsbandjesaantal 60

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stofzuiger

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk twee weken vooraf ieders schaatsmaat op en reserveer daarna de schaatsen; zonder die informatie ontstaan bij het ophalen wachtrijen en verkeerde maten.
Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten en houd tijd over voor aantrekken, pauze en wisselen. Zet ook schaatshulpen, helmen, pionnen en materiaal voor een spel vooraf klaar.
Richt de garderobe en inchecktafel vóór opening in. Leg polsbandjes, contactgegevens en een lijst met schaatsmaten op één plek, zodat deelnemers niet tussen jassen en sportmateriaal zoeken.
Zet dranken minstens twee uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór vertrek naar de ijsbaan. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en thermoskannen stroom en een veilige plek hebben.
Controleer de route en parkeerinformatie de dag ervoor en stuur deelnemers daarna een herinnering met starttijd, locatie, parkeren en wat ze moeten meenemen. Test muziek, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatsfeest organiseren?: Reserveer de ijsbaan en schaatsen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest, zodat je schaatsmaten, dieetwensen en aantallen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor het aantrekken van schaatsen?: Reken op 20 tot 30 minuten voor het aantrekken en uitdelen van schaatsen, vooral bij kinderen of een grote groep. Laat deelnemers daarom 15 minuten vóór de officiële start aanwezig zijn.
Wanneer moet ik schaatsmaten verzamelen voor een schaatsfeest?: Vraag schaatsmaten uiterlijk 2 weken vooraf op en sluit de inventaris 7 dagen voor het feest. Zo kun je ontbrekende maten nog controleren en de reservering aanpassen.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een schaatsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet naast koude drank ook water, koffie en thee klaar, vooral na het schaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.