Zo organiseer je een schaatsdag zonder gedoe

Begin een schaatsdag niet met versiering of hapjes, maar met de locatie, het groepsarrangement en de deelnemerslijst. Daarna leg je vervoer, schaatsmaten, dieetwensen en catering vast. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, duidelijke tijden en warme dranken die klaarstaan zodra mensen van het ijs komen. Met een vaste volgorde voorkom je dat je op het laatste moment nog maten, parkeerinformatie of materialen moet achterhalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Schaatslocatie reserveren
3
Groepsarrangement vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoer inventariseren
8
Parkeerinformatie delen
9
Definitieve deelnemers bevestigen
10
Schaatsmaten verzamelen
11
Cateringbestelling plaatsen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Consumpties portioneren
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Route en tijden controleren
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Catering inladen
2 personen
20
Materialen inladen
2 personen
21
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
22
Buffettafels opstellen
2 personen
23
Drankpunt inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

26
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
27
Deelnemers verwelkomen
2 personen
28
Schaatsen uitdelen
2 personen
29
Schaatsregels toelichten
30
Groepsfoto maken
31
Eerste schaatsronde begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Hapjes aanvullen
34
Warme dranken serveren
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
2 personen
36
Tweede schaatsronde begeleiden
2 personen
37
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
38
Dinerbuffet serveren
3 personen
39
Derde schaatsronde begeleiden
2 personen
40
Laatste ronde aankondigen
41
Schaatsen innemen
2 personen
42
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

43
Eten en drinken opruimen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
2 personen
47
Materialen inladen
2 personen
48
Materialen retourneren
49
Overgebleven voorraad opruimen
50
Geleende spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 12
Hesjesaantal 12
Schaatsbeschermersaantal 40
Handdoekenaantal 40
Polsbandjesaantal 50

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballongewichtenaantal 4
Welkomstbord
Pennenaantal 6
Naamstickersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de schaatslocatie en het groepsarrangement voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet meteen de uiterste aanmelddatum in de uitnodiging, zodat je niet met losse wijzigingen blijft werken.
Vraag bij de aanmelding direct de schaatsmaat, dieetwensen en vervoersbehoefte uit. Bevestig de definitieve deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf en deel dan ook route- en parkeerinformatie.
Plan de catering op het moment dat mensen van het ijs komen. Zet thermoskannen, koffie- en theebenodigdheden, bekers, borden en bestek klaar voordat de ontvangst begint; warme drank wordt anders snel een knelpunt.
Maak één laadvolgorde voor catering en materialen. Vul koelboxen als laatste, laad tafels en ontvangstmaterialen eerst in en controleer route en tijden nog één keer voordat je vertrekt.
Richt de locatie op met een aparte ontvangsttafel, buffettafels en een drankpunt. Leg schaatsbeschermers en handdoeken op een vaste plek en gebruik een welkomstbord of polsbandjes om de groep direct herkenbaar te maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatsdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de locatie en het groepsarrangement. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen voor de schaatsdag.
Hoe verzamel ik schaatsmaten voor een groepsreservering?: Vraag iedere deelnemer bij de aanmelding om een volledige schaatsmaat, ook als iemand eigen schaatsen meeneemt. Controleer de lijst 3 dagen vooraf en neem wijzigingen daarna alleen nog rechtstreeks met de locatie door.
Wanneer moet ik catering voor een schaatsdag bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen zijn gesloten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het evenement. Houd de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen bij de bestelling, zodat je niet op de dag zelf hoeft bij te bestellen.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Bouw eerst de ontvangsttafel, buffettafels en het drankpunt op, voordat je hapjes uitstalt. Zorg dat koelboxen, thermoskannen, bekers en servies 30 tot 45 minuten vóór de ontvangst op hun plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.