Organiser une journée de patinage sans imprévu

Une journée de patinage se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, confirmer les participants, puis régler les patins, le transport et les repas. Le nombre définitif de personnes conditionne le forfait groupe, la commande traiteur et la quantité de matériel à emporter. Prévoyez aussi un point d’accueil visible et un espace boissons séparé de la glace. Ce sont surtout les tailles de patins, les horaires d’arrivée et le refroidissement des boissons qui sont oubliés jusqu’au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Réserver le lieu de patinage
3
Fixer le forfait groupe
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recenser les moyens de transport
8
Partager les informations de stationnement
9
Confirmer les participants définitifs
10
Rassembler les tailles de patins
11
Passer la commande traiteur
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Portionner les consommations
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Vérifier l’itinéraire et les horaires
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Charger la restauration
2 personnes
20
Charger le matériel
2 personnes
21
Monter la table d’accueil
2 personnes
22
Installer les tables de buffet
2 personnes
23
Installer le point boissons
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Distribuer les patins
2 personnes
29
Expliquer les règles du patinage
30
Prendre une photo de groupe
31
Encadrer la première session de patinage
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Ravitaillement des amuse-bouches
34
Servir des boissons chaudes
2 personnes
35
Servir les en-cas de pause
2 personnes
36
Encadrer la deuxième session de patinage
2 personnes
37
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
38
Servir le buffet du dîner
3 personnes
39
Encadrer la troisième session de patinage
2 personnes
40
Annoncer le dernier tour
41
Récupérer les patins à glace
2 personnes
42
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

43
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer le lieu
2 personnes
47
Charger le matériel
2 personnes
48
Retourner les matériels
49
Ranger les stocks restants
50
Rendre les objets empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 6
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Lampes rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 12
Giletsqté 12
Protège-lames de patinsqté 40
Serviettesqté 40
Braceletsqté 50

Décoration

Guirlandesqté 6
Ballonsqté 40
Poids pour ballonsqté 4
Panneau d’accueil
Stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer le forfait groupe avant d’envoyer les invitations. Donnez une date limite d’inscription d’au moins 7 jours pour avoir le temps de confirmer les effectifs.
Demandez la pointure de chaque participant dès l’inscription, puis rassemblez les tailles une fois les inscriptions closes. Une vérification 48 heures avant le départ évite les échanges au comptoir de location.
Centralisez les informations de transport, de stationnement et d’itinéraire dans un seul message envoyé au moins 3 jours avant la sortie. Indiquez une heure d’arrivée 20 à 30 minutes avant le début du patinage.
Passez la commande traiteur après la confirmation définitive des participants, idéalement 5 à 7 jours à l’avance. Préparez les encas et portionnez les consommations avant le départ plutôt que sur place.
Chargez les glacières, le matériel d’accueil et les éléments du buffet dans cet ordre la veille. Installez la table d’accueil, les tables de buffet et le point boissons dès l’arrivée, avant de distribuer les patins.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une journée de patinage ?: Réservez le lieu et le forfait groupe au moins 3 à 4 semaines à l’avance, surtout si la sortie a lieu un week-end. Gardez ensuite 7 jours pour recueillir les inscriptions et confirmer le nombre final.
Quand demander les tailles de patins aux participants ?: Demandez la taille au moment de l’inscription, puis vérifiez la liste définitive 48 heures avant la sortie. Prévoyez aussi une solution pour les personnes qui hésitent entre deux pointures.
Combien de temps avant faut-il arriver à la patinoire ?: Arrivez 20 à 30 minutes avant l’heure prévue pour gérer l’accueil, les tailles de patins et les vestiaires. Ajoutez encore 15 minutes si le groupe dépasse 20 personnes ou si le stationnement est éloigné.
Quand préparer les boissons et le buffet pour une journée de patinage ?: Refroidissez les boissons la veille et remplissez les glacières juste avant le départ. Préparez les encas et chargez la restauration, les tables et le matériel la veille au soir pour éviter les oublis le matin.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.