Cómo organizar un día de patinaje sin imprevistos
Un día de patinaje se organiza en dos partes: cerrar la pista y las inscripciones, y preparar la llegada, la comida y el material. Empieza por saber cuántas personas asistirán y reserva la pista o el paquete de grupo con margen. Después recoge las tallas de patines, las necesidades dietéticas y la información de transporte. Durante los últimos días, confirma la lista definitiva y deja preparado todo lo que debe llegar a la pista, desde las bebidas frías hasta la mesa de recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Reservar la pista de patinaje
- 3
Reservar paquete para grupos
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Inventariar el transporte
- 8
Compartir información sobre el aparcamiento
- 9
Confirmar a los participantes definitivos
- 10
Recoger las tallas de patines
- 11
Realizar el pedido de catering
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Porcionar consumiciones
2 personas
- 16
Reunir los materiales
2 personas
- 17
Comprobar ruta y horarios
- 18
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 19
Cargar el catering
2 personas
- 20
Cargar los materiales
2 personas
- 21
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 22
Montar mesas de buffet
2 personas
- 23
Montar el punto de bebidas
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar aperitivos
2 personas
Evento
- 26
Atender la mesa de registro
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
- 28
Repartir patines
2 personas
- 29
Explicar las reglas del patinaje
- 30
Hacer una foto de grupo
- 31
Guiar la primera ronda de patinaje
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Reponer los aperitivos
- 34
Servir bebidas calientes
2 personas
- 35
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 36
Coordinar la segunda ronda de patinaje
2 personas
- 37
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 38
Servir el bufé de cena
3 personas
- 39
Guiar la tercera ronda de patinaje
2 personas
- 40
Anunciar la última ronda
- 41
Recoger los patines
2 personas
- 42
Despedirse de los participantes
2 personas
Seguimiento
- 43
Recoger comida y bebida
2 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
2 personas
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Limpiar el lugar
2 personas
- 47
Cargar los materiales
2 personas
- 48
Devolver los materiales
- 49
Recoger el stock sobrante
- 50
Devolver los artículos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de buffetcant. 3
- Mantelescant. 6
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Lámparas recargablescant. 4
Material deportivo
- Conoscant. 12
- Chalecoscant. 12
- Protectores de patinescant. 40
- Toallascant. 40
- Pulserascant. 50
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 40
- Pesos para globoscant. 4
- Cartel de bienvenida
- Bolígrafoscant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 50
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la pista y el paquete de grupo antes de enviar las invitaciones; así podrás indicar horarios, plazas disponibles y condiciones de inscripción desde el principio.
- Pide la talla de patines al inscribirse y vuelve a comprobarla al cerrar la lista, al menos 3 días antes. Lleva las tallas definitivas ordenadas para reducir esperas en la recepción.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Haz entonces el pedido de catering y ajusta las cantidades de aperitivos, bebidas, vasos, platos y cubiertos.
- Comprueba la ruta, el aparcamiento y los horarios 2 días antes, y comparte esa información con los participantes. Asigna también un horario de llegada para quien transporte neveras, catering y materiales.
- Monta la recepción, el buffet y el punto de bebidas antes de que llegue el grupo. Deja preparados el cartel de bienvenida, las pulseras, las toallas y los protectores de patines, y verifica antes de salir que llevas alargadores, regletas y lámparas si hacen falta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una pista de patinaje?
- Haz la reserva al menos 4 semanas antes si el grupo es numeroso o necesitas un paquete especial. Envía las invitaciones solo cuando conozcas el horario, el número de plazas y las condiciones de la pista.
- ¿Cuándo hay que confirmar las tallas de los patines?
- Recógelas durante la inscripción y confírmalas entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes entregar una lista definitiva y detectar a tiempo cambios de talla o participantes que aún no la hayan indicado.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de participantes?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del día de patinaje. Ese plazo permite confirmar la reserva, ajustar el catering, preparar las pulseras y comunicar la lista definitiva.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior enfría las bebidas, porciona los aperitivos, reúne el material y carga por separado el catering y los elementos de montaje. Comprueba también la ruta y el aparcamiento para evitar retrasos al llegar a la pista.
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