Zo organiseer je een schaatsbeurs

Begin met de datum en locatie en werk daarna meteen de beursindeling uit. Benader standhouders vroeg, open een aanmeldformulier en leg vast hoeveel ruimte elke deelnemer nodig heeft. Regel vervolgens betalingen, prijslijsten, paskamers en bewegwijzering; juist die praktische onderdelen worden vaak te laat opgepakt. In de laatste week controleer je matenlabels, kledingrekken, wisselgeld en opgeladen apparatuur, zodat de verkoop op de dag zelf niet stilvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursindeling uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Beursinformatie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouderslijst bijwerken
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Betaalwijze controleren
13
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
14
Naambadges maken
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Bewegwijzering printen
17
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
18
Verkoopmateriaal verzamelen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Contant wisselgeld halen
22
Schaatsmatenlabels sorteren
2 personen
23
Voorraadstickers maken
24
Kledingrekken controleren
25
Apparatuur opladen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Vloer en entree controleren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Kledingrekken plaatsen
3 personen
32
Schaatsbakken plaatsen
3 personen
33
Paskamers inrichten
3 personen
34
Kassa inrichten
2 personen
35
Betaalterminal testen
36
Schaatsen per maat uitstallen
4 personen
37
Kleding en accessoires uitstallen
3 personen
38
Prijzen en labels ophangen
2 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Standhouders ontvangen
3 personen
45
Standhouders badges uitdelen

Event

46
Entreebalie bemannen
2 personen
47
Bezoekers registreren
2 personen
48
Bezoekers informeren
2 personen
49
Kassa bemannen
2 personen
50
Schaatsmaten adviseren
4 personen
51
Passen begeleiden
3 personen
52
Verkoopwaar aanvullen
3 personen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Paskamers netjes houden
2 personen
59
Lopende voorraad bijhouden
60
Gevonden voorwerpen registreren
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Contant geld veilig opbergen
2 personen
65
Onverkochte waar sorteren
4 personen
66
Schaatsen terug in bakken zetten
3 personen
67
Kleding terug aan rekken hangen
3 personen
68
Tafels en rekken afbreken
5 personen
69
Servies afwassen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Verloren spullen afhandelen
75
Facturen en bonnetjes archiveren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Paskamerschottenaantal 6
Paskamerbankjesaantal 6
Schoenbankjesaantal 8
Schaatsbakkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaladesaantal 2
Tabletsaantal 2
Printers
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handspiegelsaantal 8
Kledingstomersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Staande bannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Prijshoudersaantal 120
Schaatspostersaantal 12
Tafelnummersaantal 20

Sportmateriaal

Schaatsmattenaantal 12
Schaatsbeschermersaantal 30
Schaatsvetersaantal 40
Maatlabelsaantal 120
Pasmatenaantal 20
Schaatszakkenaantal 40
Schaatsdroogmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standhouderslijst uiterlijk één week voor de beurs definitief. Wijs daarna de standplaatsen toe en noteer per tafel welke standhouder, verkoopcategorie en eventuele stroomaansluiting erbij horen.
Plan bij de indeling aparte zones voor verkoop, passen en betalen. Paskamerschotten, bankjes, handspiegels en kledingrekken moeten vrij bereikbaar staan; zet betaalterminals niet achter een smalle doorgang.
Controleer de betaalwijze minstens 3 dagen vooraf. Test elke betaalterminal en kassalade, laad tablets en apparatuur volledig op en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels apart klaar.
Sorteer schaatsmatenlabels en maak voorraadstickers vóór de opbouw. Zonder labels kost het uitzoeken van maten tijdens de drukte veel tijd en raken aangeboden schaatsen sneller door elkaar.
Loop de locatie 24 uur vooraf met de bewegwijzering in gedachten door. Print borden voor ingang, betalen, passen en uitgang en controleer ook koffie, drinkglazen, afvalbakken en wisselgeld voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik standhouders voor een schaatsbeurs benaderen?: Benader standhouders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open daarna direct het aanmeldformulier en sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je de indeling en standhouderslijst nog kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schaatsbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, kledingrekken, paskamers, bewegwijzering en betaalpunten. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van matenlabels, voorraadstickers en opgeladen apparatuur.
Wat moet ik regelen voor betalen op een schaatsbeurs?: Regel minstens 3 dagen vooraf welke betaalwijzen beschikbaar zijn en test alle betaalterminals. Zorg ook voor kassalades en contant wisselgeld; leg de prijslijsten zichtbaar klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer maak je de indeling van een schaatsbeurs?: Maak een eerste beursindeling zodra de locatie en het aantal verwachte standhouders bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve standplaatsen uiterlijk 1 week voor de beurs bij op basis van de aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.