Eine Eislaufmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Eislaufmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Bestätige zuerst Termin und Ort, entwickle danach den Standplan und sprich gezielt Aussteller an. Sobald die Anmeldung läuft, brauchst du einen festen Ablauf für Zuordnung, Zahlungen, Namensschilder und Besucherinformationen. Plane außerdem Umkleiden, Verkauf, Kaffeeversorgung und Technik getrennt, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Eingang, Ständen und Kasse verloren geht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Messeinformationen veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Ausstellerliste aktualisieren
- 10
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Zahlungsart prüfen
- 13
Preisliste vorbereiten
2 Personen
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Beschilderung entwerfen
- 16
Beschilderung drucken
- 17
Tischdekoration vorbereiten
2 Personen
- 18
Verkaufsmaterial sammeln
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Bargeld-Wechselgeld holen
- 22
Schlittschuhgrößenetiketten sortieren
2 Personen
- 23
Vorratsaufkleber erstellen
- 24
Kleiderständer kontrollieren
- 25
Geräte aufladen
- 26
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Kleiderständer aufstellen
3 Personen
- 32
Schlittschuhwannen aufstellen
3 Personen
- 33
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
- 34
Kasse einrichten
2 Personen
- 35
Bezahlterminal testen
- 36
Schlittschuhe nach Größe ausstellen
4 Personen
- 37
Kleidung und Accessoires ausstellen
3 Personen
- 38
Preise und Etiketten aufhängen
2 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Aussteller empfangen
3 Personen
- 45
Aussteller-Badges verteilen
Event
- 46
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 47
Besucher registrieren
2 Personen
- 48
Besucher informieren
2 Personen
- 49
Kasse bedienen
2 Personen
- 50
Schlittschuhgrößen beraten
4 Personen
- 51
Anproben begleiten
3 Personen
- 52
Warenbestand auffüllen
3 Personen
- 53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 55
Snacks servieren
2 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Umkleidekabinen ordentlich halten
2 Personen
- 59
Laufenden Bestand führen
- 60
Fundgegenstände registrieren
- 61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 62
Verkauf abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Kasse abschließen
2 Personen
- 64
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
- 65
Nicht verkaufte Ware sortieren
4 Personen
- 66
Schlittschuhe zurück in die Kisten legen
3 Personen
- 67
Kleidung wieder an die Ständer hängen
3 Personen
- 68
Tische und Gestelle abbauen
5 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Abfall entsorgen
2 Personen
- 72
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 74
Fundstücke bearbeiten
- 75
Rechnungen und Belege archivieren
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 40
- KleiderständerAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- UmkleidewändeAnz. 6
- UmkleidebankchenAnz. 6
- SchuhbänkeAnz. 8
- EislaufwannenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenladeAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- HandspiegelAnz. 8
- KleiderdampferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichtkabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- GebäckgabelnAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- StehbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- PreishalterAnz. 120
- EislaufplakateAnz. 12
- TischnummernAnz. 20
Sportmaterial
- SchlittschuhmattenAnz. 12
- SchlittschuhschonerAnz. 30
- SchlittschuhschnürsenkelAnz. 40
- GrößenetikettenAnz. 120
- AnprotegrößenAnz. 20
- SchlittschuhtaschenAnz. 40
- Schlittschuh-TrockenmattenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Standplan fest, bevor du Anmeldungen endgültig bestätigst. Plane Laufwege, Umkleidewände, Sitzbänke und Kleiderständer so, dass sich Besucher nicht vor der Kasse oder an einzelnen Ständen stauen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Zahlungsart, Preisliste und benötigte Angaben feststehen. Frage Ernährungswünsche direkt im Formular ab, statt sie kurz vor der Messe einzeln nachzufassen.
- Aktualisiere die Ausstellerliste nach jeder Änderung und weise Standplätze erst nach einem festen Stichtag endgültig zu. Erstelle daraus Namensschilder und Beschilderung, damit am Aufbau keine handschriftlichen Korrekturen nötig sind.
- Plane für Kasse und Verkauf eine eigene Materialstation ein: Kartenterminals, Kassenlade, Wechselgeld, Tablets, Drucker und geladene Kabel gehören vor dem Einlass zusammen. Lade Geräte spätestens am Vorabend und teste jedes Terminal einmal.
- Rechne Getränke und Geschirr nicht nur für die Aussteller, sondern auch für Helfer und Besucher ein. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Servierschalen an einem festen Punkt bereit und kontrolliere Kühlboxen sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Eislaufmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Standaufteilung. Für Ausstelleransprache, Anmeldephase und Drucksachen bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Eislaufmesse starten?
- Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze einen Anmeldeschluss rund 2 Wochen vorher, damit Standplätze, Namensschilder und die Ausstellerliste rechtzeitig feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Eislaufmesse?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro anwesender Person und ergänze Kaffee nach erwarteter Aufenthaltsdauer. Für Helfer und Aussteller solltest du zusätzlich mindestens 1 Getränk pro Person einrechnen.
- Wann sollte man Beschilderung und Namensschilder drucken?
- Drucke beides 3 bis 5 Tage vor der Messe, nachdem die Ausstellerliste und Standplätze geprüft wurden. Halte einige leere Ersatzschilder bereit, falls sich am Veranstaltungstag noch ein Name oder Stand ändert.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!