Organiser un salon de la patinoire sans rien oublier

Un salon de la patinoire demande de coordonner les exposants, les inscriptions et un espace où les visiteurs peuvent circuler, essayer et acheter facilement. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le plan du salon avant d’ouvrir les inscriptions. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les besoins alimentaires, les emplacements, les paiements et le matériel chargé la veille. Gardez une liste à jour jusqu’au montage, notamment pour les badges, les étiquettes de pointures et les prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier les informations du salon
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des exposants
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Vérifier le mode de paiement
13
Préparer les listes de prix
2 personnes
14
Créer les badges nominatifs
15
Concevoir la signalétique
16
Imprimer la signalisation
17
Préparer la décoration des tables
2 personnes
18
Rassembler le matériel de vente
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Retirer de la monnaie
22
Trier les étiquettes de pointures de patins
2 personnes
23
Créer des étiquettes de stock
24
Vérifier les portants à vêtements
25
Recharger les appareils
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les portants à vêtements
3 personnes
32
Installer les bacs à glace
3 personnes
33
Aménager les cabines d’essayage
3 personnes
34
Installer la caisse
2 personnes
35
Tester le terminal de paiement
36
Exposer les patins par taille
4 personnes
37
Présenter les vêtements et accessoires
3 personnes
38
Suspendre les lots et les étiquettes
2 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Préparer le point café
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer les en-cas
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Distribuer les badges aux exposants

Événement

46
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
48
Informer les visiteurs
2 personnes
49
Tenir la caisse
2 personnes
50
Conseiller sur les pointures de patins
4 personnes
51
Accompagner les passes
3 personnes
52
Réapprovisionner les articles en vente
3 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Maintenir les cabines d’essayage en ordre
2 personnes
59
Suivre le stock restant
60
Enregistrer les objets trouvés
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
65
Trier les invendus
4 personnes
66
Remettre les patins dans les bacs
3 personnes
67
Remettre les vêtements sur les portants
3 personnes
68
Démonter les tables et les étagères
5 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Gérer les objets perdus
75
Classer les factures et les reçus
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 8
Tabourets de barqté 6
Panneaux de cabine d’essayageqté 6
Bancs de cabine d’essayageqté 6
Bancs à chaussuresqté 8
Bacs à patinsqté 20
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Miroirs à mainqté 8
Défroisseurs vapeurqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Nappesqté 18
Bannières sur piedqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Porte-prixqté 120
Affiches de patinageqté 12
Numéros de tableqté 20

Matériel de sport

Tapis de patinageqté 12
Protège-lames de patinsqté 30
Lacets de patinsqté 40
Étiquettes de tailleqté 120
Tailles d’essayageqté 20
Sacs pour patinsqté 40
Tapis de séchage pour patinsqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis dessinez le plan avec les tables, portants, cabines d’essayage et zones de circulation avant de contacter les exposants. Vous saurez ainsi combien d’emplacements peuvent réellement être proposés.
Ouvrez les inscriptions seulement quand les informations pratiques sont prêtes. Prévoyez un délai d’au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer les exposants avant d’attribuer les emplacements.
Préparez les paiements séparément des listes de prix : testez chaque terminal, rechargez les tablettes et rassemblez la monnaie au plus tard la veille. Un terminal non chargé ou une rallonge manquante bloque rapidement les ventes.
Imprimez la signalétique et les badges après la dernière mise à jour de la liste des exposants, idéalement 24 heures avant l’ouverture. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Regroupez le matériel par zone : vente, essayage, café et accueil. Vérifiez notamment les étiquettes de pointures de patins, les étiquettes de stock, les portants et les câbles de recharge pendant le dernier contrôle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la patinoire ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, établissez le plan, puis contactez les exposants avant d’ouvrir le formulaire d’inscription.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis gardez au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et confirmer les emplacements. Ce délai permet aussi de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Préparez-les après la dernière mise à jour de la liste des exposants, environ 24 heures avant le salon. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les remplacements ou ajouts de dernière minute.
Quand vérifier le matériel de paiement et les appareils ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant, puis rechargez les terminaux, tablettes et autres appareils la veille. Testez aussi les rallonges, multiprises et câbles avant le montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.