Zo organiseer je een salsaworkshop zonder gedoe

Begin met de datum, locatie en salsadocent; die drie bepalen de rest van je planning. Stem daarna de muziek, workshopindeling en groepsgrootte af voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd bij aanmeldingen niet alleen namen bij, maar ook dieetwensen en vervoersinformatie. Op de dag zelf draait veel om ruimte, geluid en timing: maak de dansvloer vrij, test microfoon en speakers en zet buffet en bar pas klaar nadat de workshopruimte staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Salsadocent vastleggen
3
Muziek en workshop afstemmen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoersinformatie inventariseren
9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
10
Benodigdheden controleren
2 personen
11
Muziek afspeellijst samenstellen
12
Workshopindeling vastleggen
2 personen
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Aanmeldingen definitief maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Eten voorbereiden
3 personen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Locatie openen
20
Dansvloer vrijmaken
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
23
Muziek en microfoon testen
2 personen
24
Buffet en bar inrichten
3 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Workshop uitleggen
2 personen
31
Warming-up begeleiden
2 personen
32
Basispassen demonstreren
2 personen
33
Partneroefeningen begeleiden
2 personen
34
Pauzedranken bijvullen
2 personen
35
Salsacombinatie oefenen
2 personen
36
Vrij dansen begeleiden
2 personen
37
Buffet opmaken
3 personen
38
Buffet serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Vrij dansen verzorgen
2 personen
42
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
44
Servies verzamelen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Apparatuur afkoppelen
2 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
52
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothmuziekspeler

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelkleedsetsaantal 6
Naamkaartjesaantal 45

Servies

Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 45
Bordenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Sponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de salsadocent vroeg vast en bespreek meteen het niveau, de duur en de gewenste groepsgrootte. Zo voorkom je dat de workshop niet past bij de beschikbare ruimte of de verwachtingen van deelnemers.
Open de aanmeldingen pas nadat datum, locatie en programmaonderdelen zijn afgestemd. Vraag direct naar dieetwensen en vervoersinformatie, zodat je niet een paar dagen voor het event ontbrekende gegevens moet najagen.
Reserveer een aaneengesloten dansvloer zonder tafels, stoelen of tassen. Zet meubilair aan de rand en controleer vóór ontvangst van de gasten of deelnemers veilig kunnen bewegen.
Test geluidsapparatuur minstens 60 minuten voor de start met dezelfde muziek en microfoon die je tijdens de workshop gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en het bereik van de draadloze microfoon.
Stuur het definitieve programma na sluiting van de aanmeldingen en zet naamkaartjes, gekoelde dranken en buffetmateriaal klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Plan voor eten en drinken een aparte voorbereidingsronde, zodat die niet samenvalt met de geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsaworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en maak het programma uiterlijk 1 week voor de workshop definitief.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een salsaworkshop?: Reken praktisch op ongeveer 3 tot 4 vierkante meter vrije dansruimte per deelnemer, afhankelijk van niveau en werkvorm. Zet tafels en stoelen niet op de dansvloer en houd rondom looppaden vrij.
Wanneer moet ik de aanmeldingen sluiten?: Sluit de aanmeldingen meestal 5 tot 7 dagen voor het event. Dan kun je aantallen, dieetwensen, catering en de workshopindeling nog op tijd definitief maken.
Hoe vroeg moet ik het geluid testen voor een salsaworkshop?: Begin minimaal 60 minuten voor de start met aansluiten en testen. Controleer muziek, microfoon, speakers, audiomixer, stroomaansluitingen en het volume vanuit verschillende plekken in de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.