Zo organiseer je een salsaworkshop zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en salsadocent; die drie bepalen de rest van je planning. Stem daarna het workshopprogramma af, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen inclusief dieetwensen. Reserveer in de ruimte een vrije, goed geventileerde dansvloer en plan daarnaast plek voor ontvangst, garderobe en buffet. Op de dag zelf test je het geluid, richt je de registratie in en zet je drankjes, verlichting en muziek klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Salsadocent vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering bestellen
7
Workshopprogramma afstemmen
2 personen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Aanwezigheidslijst printen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Muziek afspeellijst maken
13
Locatie controleren
2 personen
14
Ruimte ventileren
15
Vloer vrijmaken
2 personen
16
Tafels opstellen
2 personen
17
Stoelen opstellen
2 personen
18
Dansruimte afzetten
2 personen
19
Geluid aansluiten
2 personen
20
Muziek testen
2 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Buffet klaarzetten
3 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Ontvangstgarderobe inrichten

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Workshopintroductie geven
30
Basispassen oefenen
31
Draaien en leiden oefenen
32
Pauzedranken serveren
2 personen
33
Salsafiguren oefenen
34
Partnerwissels begeleiden
2 personen
35
Buffet openen
2 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Servies en glazen aanvullen
38
Dranken bijvullen
39
Vrij dansen begeleiden
40
Fotomoment begeleiden
41
Laatste ronde aankondigen
42
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Buffet opruimen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
49
Dansruimte schoonmaken
2 personen
50
Toiletten schoonmaken
51
Locatie afsluiten
52
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Laptop
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Spiegelsaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Fotowand

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de salsadocent vast voordat je het programma en de uitnodiging definitief maakt. Vraag meteen naar de gewenste workshopduur, het niveau en de benodigde geluidsapparatuur.
Maak de dansruimte ruim voordat je tafels en stoelen opstelt. Houd een vrije vloer over en zet die duidelijk af, zodat buffet, garderobe en deelnemers elkaar tijdens het dansen niet hinderen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten door aan de catering zodra de inschrijving sluit. Zo voorkom je dat speciale maaltijden pas op de dag zelf geregeld moeten worden.
Test draadloze speakers, laptop, microfoon, microfoonstandaard, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst. Leg oplaadkabels klaar en controleer of muziek en uitleg vanaf de hele dansvloer verstaanbaar zijn.
Richt de registratietafel en garderobe in vóór je drankjes en buffet klaarzet. Print de aanwezigheidslijst en leg herbruikbare glazen, borden en bestek klaar; deelnemers komen vaak tegelijk binnen en wachten dan niet rustig op de inrichting.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een salsaworkshop?: Reserveer per deelnemer ongeveer 2 tot 3 m² vrije dansvloer. Bij 20 deelnemers betekent dat 40 tot 60 m², los van de ruimte voor registratie, garderobe en buffet.
Wanneer leg je de definitieve gastenlijst vast voor een salsaworkshop?: Maak de definitieve lijst ongeveer 7 dagen voor de workshop. Geef daarna het aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen door aan de catering en print de aanwezigheidslijst.
Hoe lang van tevoren moet je een salsadocent boeken?: Leg de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zeker als je een specifieke datum of een bepaald niveau nodig hebt. Stem daarna meteen het workshopprogramma en de techniek af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een salsaworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor vloer vrijmaken, tafels en stoelen opstellen, registratie en buffet inrichten, geluid testen en verlichting ophangen. Reserveer extra tijd als de locatie nog gecontroleerd of geventileerd moet worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.