Zo organiseer je een salsawedstrijd zonder verrassingen

Begin niet met de promotie, maar met het wedstrijdformat: bepaal categorieën, rondes, beoordeling en tijd per optreden. Reserveer daarna de locatie en leg juryleden, DJ en fotograaf vast, zodat je regels en communicatie daarop aansluiten. Werk vervolgens de inschrijving, startlijst en deelnemersinformatie uit. In de laatste week controleer je techniek, dansvloer, prijzen, catering en sleutels. Op de dag zelf geven een registratiepunt, jurybriefing en geprint draaiboek de meeste rust.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden vastleggen
4
DJ vastleggen
5
Fotograaf vastleggen
6
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
7
Prijzengeld bepalen
2 personen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie publiceren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startlijst opstellen
2 personen
15
Jurybriefing voorbereiden
16
Prijzen bestellen
17
Catering bestellen
18
Muziek en tijden afstemmen
2 personen
19
Draaiboek printen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Prijzen en materialen verzamelen
2 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Vloer en zaal controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Wedstrijdvloer vrijmaken
3 personen
27
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Microfoon testen
2 personen
30
Verlichting instellen
2 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Deelnemersbadges klaarleggen
2 personen
34
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Bezoekers verwelkomen
2 personen
39
Deelnemers registreren
2 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Jurybriefing geven
42
Openingsmuziek draaien
43
Wedstrijd uitleggen
44
Voorronde begeleiden
3 personen
45
Juryformulieren innemen
2 personen
46
Tussenstand verwerken
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Finalisten laten opwarmen
2 personen
51
Finale begeleiden
3 personen
52
Publieksdans openen
2 personen
53
Dansvloer begeleiden
2 personen
54
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
55
Winnaars bekendmaken
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Groepsfoto maken
2 personen
58
Afscheid van bezoekers
2 personen

Nazorg

59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Overgebleven catering inpakken
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
4 personen
66
Toiletten controleren
67
Geleende spullen verzamelen
2 personen
68
Apparatuur retourneren
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Foto's veilig opslaan
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Jurytafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
DJ-laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptopopladeraantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Noodlampenaantal 2

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 24
Markeerlijnen
Startnummerbandenaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Slingerdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Podiumachtergrond
Tafelnummersaantal 10

Catering

Wedstrijdtrofeeënaantal 3
Medaljesaantal 12
Juryformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Badgesaantal 140
Polsbandjesaantal 150
Prijzengeld-enveloppenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Plan de wedstrijd eerst achteruit vanaf de gewenste eindtijd. Reserveer naast de optredens ook tijd voor registratie, juryoverleg, prijsuitreiking en eventuele uitloop; zonder die blokken loopt de avond snel uit.
Leg de regels schriftelijk vast voordat je de aanmeldingen opent. Zet er onder meer in hoe lang een ronde duurt, hoeveel paren doorgaan en waarop de jury punten geeft, zodat deelnemers niet op het laatste moment dezelfde vragen stellen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Vermeld het registratie-uur, de startvolgorde, kleding- of muziekafspraken, bereikbaarheid en het moment waarop zij aanwezig moeten zijn.
Controleer de techniek minimaal 2 uur voor de eerste dans. Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, DJ-laptop, verlengkabels en stekkerdozen samen; leg ook een laptopoplader en noodverlichting klaar.
Maak bij de zaalopbouw een aparte jurytafel en registratietafel en houd de dansvloer vrij van stoelen en kabels. Tel de startnummerbanden, prijzen en materialen vóór vertrek na, omdat ontbrekende spullen tijdens de wedstrijd lastig te vervangen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een salsawedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, jury en DJ. Open de inschrijving pas nadat de regels en beoordelingscriteria klaar zijn; plan de deelnemersbevestiging uiterlijk 1 week voor de wedstrijd.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een salsawedstrijd?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, dansvloerpanelen, registratie, verlichting en geluid. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige soundcheck en jurybriefing.
Wanneer verstuur ik de startlijst naar deelnemers?: Stuur de definitieve startlijst 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, nadat afmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet een contactmoment voor correcties in de eerste 24 uur na verzending.
Wat moet ik klaarzetten voor de jury van een salsawedstrijd?: Zet minimaal 30 minuten voor de eerste ronde de jurytafel, beoordelingsformulieren, pennen, wedstrijdregels en een microfoon klaar. Geef de juryleden vooraf een briefing van 15 tot 20 minuten over de puntentelling en tijdsignalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.