Organiser un concours de salsa, étape par étape

Un concours de salsa se prépare d’abord comme une compétition, puis comme une soirée dansante. Commence par fixer le format, le règlement et le nombre de couples avant de réserver la salle, le jury et le DJ. Les inscriptions déterminent ensuite l’ordre de passage, les besoins alimentaires et le planning précis. Le jour J, prévois du temps pour vérifier le sol, tester le son et installer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Définir les membres du jury
4
Réserver le DJ
5
Réserver le photographe
6
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
7
Déterminer les gains
2 personnes
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la liste de départ
2 personnes
15
Préparer le briefing du jury
16
Commander les prix
17
Commander le catering
18
Coordonner la musique et les horaires
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Envoyer les informations aux participants
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler les prix et le matériel
2 personnes
23
Récupérer les clés du lieu
24
Vérifier le sol et la salle
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Dégager la zone de compétition
3 personnes
27
Installer le fond de scène
2 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Tester le microphone
2 personnes
30
Régler l’éclairage
2 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Préparer les badges des participants
2 personnes
34
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
39
Enregistrer les participants
2 personnes
40
Distribuer les dossards
2 personnes
41
Briefing du jury
42
Passer la musique d’ouverture
43
Expliquer la compétition
44
Encadrer les éliminatoires
3 personnes
45
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
46
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Annoncer les finalistes
50
Faire échauffer les finalistes
2 personnes
51
Encadrer la finale
3 personnes
52
Lancer la danse du public
2 personnes
53
Encadrer la piste de danse
2 personnes
54
Préparer la remise des prix
2 personnes
55
Annonce des gagnants
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Prendre une photo de groupe
2 personnes
58
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Emballer les restes du catering
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Nettoyer la salle
4 personnes
66
Vérifier les toilettes
67
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
68
Retourner le matériel
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Sauvegarder les photos en toute sécurité
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table du jury
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable du DJ
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeur d’ordinateur portableqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de secoursqté 2

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Lignes de marquage
Bracelets de dossardqté 40

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Décoration en guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Fond de scène
Numéros de tableqté 10

Catering

Trophées de compétitionqté 3
Médaillesqté 12
Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Badgesqté 140
Braceletsqté 150
Enveloppes pour les prixqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixe le format avant de lancer les invitations : nombre de catégories, nombre maximal de participants, durée des passages et méthode de notation doivent figurer dans le règlement. Sans ces décisions, les inscriptions deviennent difficiles à gérer.
Bloque le jury, le DJ et le photographe plusieurs semaines à l’avance. Envoie ensuite le règlement et les horaires confirmés aux participants au moins 7 jours avant le concours.
Construis la liste de départ dès que les inscriptions sont traitées, puis garde une marge de 15 à 20 minutes pour les retards, les changements de tenue et les consignes du jury.
Prépare un briefing court pour le jury et imprime le déroulé en plusieurs exemplaires. La table du jury, les microphones et les supports de notation doivent être installés avant l’ouverture de l’accueil.
Teste la salle le jour même : vérifie le sol et les panneaux de piste, branche les rallonges et multiprises, puis fais un essai sonore avec le DJ. Prévois aussi les lampes de secours et l’organisation des verres, du café et du catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de salsa ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la salle, le jury, le DJ et le photographe, puis ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser la liste de départ et envoyer les informations pratiques.
Combien de participants prévoir pour un concours de salsa ?: Le nombre dépend du format et du temps disponible, mais fixe une capacité maximale avant de publier le formulaire d’inscription. Pour chaque couple, compte le temps du passage, de l’installation et de la transition, puis ajoute 15 à 20 minutes de marge au programme.
Quand envoyer le règlement aux participants ?: Le règlement doit être disponible dès l’ouverture des inscriptions. Envoie la version définitive avec l’horaire, l’ordre de passage, les consignes alimentaires et les informations d’arrivée au moins 7 jours avant l’événement.
Que vérifier dans la salle avant un concours de salsa ?: Arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour vérifier le sol, la piste, l’éclairage, les prises électriques et le fonctionnement du son. Installe ensuite les tables, les chaises, la table du jury et le point d’inscription avant l’arrivée des premiers danseurs.

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